Como começar a usar o DeFisio

01Criar a conta e confirmar o e-mail

cerca de 2 min

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   No site, os botões Testar grátis e Entrar abrem o cadastro e o login numa janela, sem trocar de página; dentro da janela, Entrar e Testar grátis levam de um para o outro. Em Crie sua conta, escolha Só eu (profissional autônomo) ou Com equipe (clínica ou consultório). Em Só eu, informe o CPF; o CREFITO é opcional aqui e dá para informar depois, no Perfil. Em Com equipe, informe Nome da clínica e CNPJ. Depois vêm nome completo, e-mail, celular com WhatsApp e senha, o Código de indicação (opcional) e o aceite dos Termos de uso e da Política de Privacidade.

   Dica: Se preferir, use Continuar com Google: a tela “Falta pouco.” pede só o que o Google não informa (Só eu ou Com equipe, CPF ou CNPJ e o celular com WhatsApp) e o aceite dos Termos de uso e da Política de Privacidade. O nome fica para o primeiro acesso.

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   Quem chega pelo link do Programa Fundadores (ou usa o código FUNDADORES, enquanto há vaga) vê a faixa “Programa Fundadores”: são 45 dias grátis e o preço do programa por 12 meses.

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   Abra o e-mail de confirmação e clique no link. Enquanto o e-mail não estiver confirmado, o acesso fica bloqueado; se não chegar, use Reenviar e-mail de confirmação na própria tela.

   Dica: Confirmado o e-mail, o teste de 15 dias (45 no Programa Fundadores) começa na hora e não pede cartão de crédito.

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   Ao entrar pela primeira vez, o titular passa pelo primeiro acesso (próxima tarefa) e depois cai na Home: o resumo do dia, a Agenda de hoje, as evoluções pendentes e os atalhos da rotina. Não há etapas obrigatórias de configuração; tudo abaixo pode ser feito na ordem que fizer sentido para você, e o bloco Primeiros passos da Home lembra o que falta.

   

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02Fazer o primeiro acesso

cerca de 2 min

É uma tela cheia, sem a barra lateral e com a cara do site, que ajusta a agenda e os favoritos ao jeito como você atende. Leva menos de dois minutos.

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   No alto, a barrinha de cinco partes e a linha Passo 1 de 5 acompanham o andamento. Pular e ir para a Home (no celular, só Pular) sai do fluxo em qualquer passo; o que faltar fica no bloco Primeiros passos da Home. Voltar refaz o passo anterior.

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   Abertura: “Oi! Vamos deixar o DeFisio com a cara do seu consultório.” Em Como prefere que a gente te chame?, o nome já vem do cadastro; é assim que o DeFisio fala com você, e nos documentos continua o nome completo. Em conta criada pelo Google, a tela pede também o nome completo, como sai nos documentos. Vamos lá avança.

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   Como você atende: marque Onde você atende? (No consultório, Na casa do paciente, Online), escolha se atende Só eu ou Com uma equipe e o seu papel, Sou fisioterapeuta, com o número do CREFITO e a UF, ou Sou gestor(a), sem CREFITO. Continuar exige ao menos uma modalidade e o papel, e a Prévia da sua agenda mostra como ela fica.

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   Quem você mais atende: marque as regiões, quantas quiser. O DeFisio coloca nos seus favoritos os instrumentos que fazem sentido para esses pacientes, e a biblioteca inteira continua disponível.

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   Evolução por voz: “Você fala. O DeFisio escreve a evolução.” O botão de gravação da demonstração é o mesmo de todo o sistema, na evolução, na avaliação e na reavaliação: um círculo roxo com microfone. Gravando, ele pulsa, mostra o tempo e vira o quadrado de parar; escrevendo, mostra Escrevendo….

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   Pronto: o último passo resume o que foi montado (jeitos de atender, favoritos, dados profissionais) e o que ainda falta, que fica na Home. Ir para a minha Home conclui. Quem entrou pelo Programa Fundadores vê ali a caixa “Você está no Programa Fundadores”, com os 45 dias.

   Dica: O bloco Primeiros passos da Home também traz Defina as regras da sua clínica, em perguntas de uma em uma sobre cobrança, faltas, pacotes e evoluções. Vale responder antes do primeiro atendimento, e tudo se muda depois em Configurações › Regras da clínica.

03Completar seu perfil e informar o CREFITO

cerca de 2 min

É o que identifica você nos documentos e o que libera a emissão clínica. Comece por aqui.

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   Abra Configurações › Perfil. Em Identidade profissional, envie a foto e a assinatura digital; elas aparecem nos documentos e relatórios que você emite.

   

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   Em Dados profissionais, marque Sou fisioterapeuta e informe o CREFITO, ou Sou gestor(a), sem CREFITO se seu papel é apenas administrativo.

   Dica: A emissão de documento clínico é exclusiva de quem tem CREFITO ativo. Sem o número, o restante do DeFisio continua liberado.

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   Ainda no Perfil, confira nome, telefone e CPF, e marque em Exibir junto à assinatura o que sai com ela (Especialidade, Telefone, E-mail, Endereço da clínica). O campo Cargo / Função não se edita aqui: ele vem de Equipe e permissões.

04Cadastrar os dados da clínica

cerca de 3 min

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   Vá em Configurações › Sua clínica. Nome, e-mail, telefone e site aparecem no rodapé de relatórios, documentos e recibos. Se você atende como autônomo, use seu nome profissional. O CNPJ é opcional; se preencher, validamos o formato.

   

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   No Endereço, digite o CEP e clique em Buscar CEP para preencher o resto. Depois arraste o pin do mapa se a localização precisa estiver fora do lugar: é ela que o atendimento domiciliar usa para estimar o deslocamento.

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   Em Logo, envie a logo e marque Exibir a logo nos documentos. Sem logo, os documentos saem só com o seu nome e o CREFITO; a marca DeFisio não aparece em nada que você emite.

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   Cadastre as salas no bloco Salas, no fim da mesma tela, com Adicionar sala. Sem nenhuma sala cadastrada, o campo Sala simplesmente não aparece no agendamento; com salas, ele aparece só no atendimento presencial e não é obrigatório.

05Ajustar a agenda ao seu horário

cerca de 3 min

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   Abra Configurações › Agenda, ou, na própria Agenda, o botão Configurar. O painel Configurações da Agenda tem duas abas, Geral e Google Agenda. Na aba Geral, Seu expediente traz Começa às, Termina às, Cada atendimento dura, Dias em que você atende, A agenda abre em e Divisões da grade a cada.

   

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   Responda como a agenda trata os feriados (Nos feriados nacionais, sua agenda fica… Fechada ou Aberta) e se os dias em que você não atende aparecem na grade (Não, esconder ou Sim, em cinza).

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   Cadastre os Horários bloqueados por dia: almoço, terapia, pausas. Eles valem para toda a semana, e as séries de sessões pulam esses horários. A pergunta Nos horários bloqueados, dá para agendar? decide se a agenda só avisa (Dá para agendar, e o DeFisio avisa que o horário estava bloqueado) ou recusa o agendamento.

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   Se você cobra por sessão, responda em Configurações › Regras da clínica: Quando você dá presença, a cobrança já entra no Financeiro? Com Sim, já entra, o valor do serviço entra no Financeiro assim que você der presença; com Não, eu lanço, o recebimento é seu. Na aba Google Agenda você conecta a sua agenda pessoal e escolhe a direção da sincronização: Bidirecional, Somente receber do Google ou Somente enviar para o Google.

06Revisar os serviços e os valores

cerca de 2 min

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   Abra Financeiro › Serviços. A conta já vem com Atendimento presencial, Atendimento online, Avaliação, Domiciliar e Outro; você não precisa criar nada para começar.

   

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   Edite cada serviço para acertar duração e preço, e use Novo serviço para o que for específico da sua clínica. A cor que aparece na agenda não é editável: ela segue a modalidade (presencial, online ou domiciliar).

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   Se você vende pacotes ou mensalidades, monte cada um em Pacotes e mensalidades, logo abaixo do catálogo.

07Convidar a equipe

cerca de 2 min

Pule esta etapa se você atende sozinho; dá para convidar a qualquer momento.

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   Em Configurações › Equipe e permissões, clique em Convidar usuário. O convite pode ir por e-mail ou virar um link para você mandar como preferir.

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   Escolha o cargo: Fisioterapeuta, Gestor ou Recepção. Para cargo clínico o CREFITO é obrigatório no convite; para cargo administrativo ele é opcional e a pessoa pode informar depois, no próprio perfil.

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   Cargo clínico ou CREFITO informado ocupa uma vaga clínica do plano. Quem é só administrativo (recepção e gestão sem CREFITO) não ocupa vaga.

   Dica: Cada cargo mostra no convite o que libera. Depois, dá para ajustar as permissões só de uma pessoa na gaveta dela.

08Cadastrar o primeiro paciente

cerca de 2 min

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   Em Pacientes, clique em Novo paciente. São obrigatórios nome completo, telefone, CPF, data de nascimento e sexo; a origem é opcional. Se a pessoa não tem CPF (estrangeiro, por exemplo), marque Paciente sem CPF e o campo deixa de ser exigido.

   

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   O diagnóstico clínico é opcional no cadastro. A queixa principal e a hipótese diagnóstica ficam na avaliação inicial. O e-mail também é opcional, mas é ele que leva o convite de calendário dos atendimentos online.

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   Clique em Salvar para deixar a ficha pronta, ou em Próxima etapa: avaliação inicial para já começar a avaliação e abrir o prontuário.

   Dica: Na correria, dá para cadastrar o paciente direto do agendamento, só com nome completo, data de nascimento e WhatsApp, e completar a ficha depois, no prontuário.

09Marcar o primeiro atendimento

cerca de 1 min

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   Volte para a Agenda e clique em Novo agendamento (escolha Atendimento), ou direto num horário vago da grade, que já abre como atendimento. As etapas são Consulta ou avaliação, Paciente, Modalidade e Horário e profissional (só Horário quando não há profissional a escolher). A duração já vem preenchida com o padrão do tipo e da clínica; Sala, Repetir e Observações ficam em Mais opções. Termine em Confirmar agendamento.

   Dica: Se a agenda avisar que não há profissional cadastrado, use Sou eu quem atende e informe seu CREFITO, ou Cadastrar profissional para chamar quem atende.

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   Terminado o atendimento, abra o cartão e clique em Dar presença. O valor entra no financeiro (se a cobrança automática estiver ligada) e o próprio cartão oferece Registrar evolução ou, se for a primeira, Iniciar avaliação.

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   Daqui em diante, a rotina toda mora na agenda: séries de sessões, atendimento domiciliar com deslocamento calculado, link de confirmação e fechamento do dia estão no guia da agenda.