Como usar a agenda do DeFisio

01Conhecer a agenda

cerca de 2 min

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   Abra Agenda no menu lateral. A visão padrão é o dia de hoje, com a linha da hora atual na grade quando você está no dia de hoje.

   

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   Troque a visão em Dia, 3 dias, Semana ou Mês. No modo Semana cada coluna é um dia; no Mês você vê a ocupação de relance.

   

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   Use o mini-calendário à direita para pular de data e o filtro Todos os profissionais para ver a agenda de uma pessoa só.

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   O painel Resumo mostra quantos atendimentos há no dia, a Ocupação da agenda e a divisão por tipo, por modalidade e por situação.

   Dica: As cores dos cartões seguem a modalidade: presencial, online e domiciliar.

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   Nos blocos, um ícone de repetição ao lado do nome indica atendimento de série, e um ícone de celular ao lado da hora indica horário que o paciente marcou, mudou ou cancelou sozinho (passe o mouse para ver quando e por onde).

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   Se hoje é feriado ou dia de folga, a agenda abre no próximo dia de atendimento e avisa no topo, por exemplo "Hoje é domingo, seu dia de folga. Mostrando segunda, 20/10 · 3 atendimentos"; Ver hoje volta para o dia de hoje. Num dia sem nada marcado, o cartão "Nada marcado" oferece Marcar atendimento, Ver a semana e Bloquear, e mostra o próximo atendimento.

02Criar um agendamento

cerca de 1 min

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   Clique em Novo agendamento ou clique direto num horário vago da grade. No primeiro passo, escolha Atendimento (tem paciente) ou Evento (bloqueio, reunião ou ausência, sem paciente).

   

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   Na seção Consulta ou avaliação, escolha o tipo. A duração vem do tipo: Avaliação tem 90 minutos e Consulta usa a duração padrão da clínica, e dá para ajustar depois.

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   Busque o paciente pelo nome. Se ele ainda não tem cadastro, cadastre na hora com Nome completo, Data de nascimento e WhatsApp (os três são obrigatórios); o restante da ficha pode vir depois, no prontuário. Se já existe alguém com nome parecido, a agenda mostra a sugestão com a data de nascimento: escolha o cadastro certo ou clique em É outra pessoa para seguir com o novo.

   Dica: Paciente com tratamento encerrado aparece com a etiqueta Encerrado na busca. Confirmar o agendamento reativa o tratamento no mesmo gesto (Reativar e agendar).

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   Escolha a modalidade (Presencial, Online ou Domiciliar) e, na seção Horário (ou Horário e profissional, quando a clínica tem mais de um), ajuste data, hora e quem atende. A confirmação repete o nome e a data de nascimento do paciente. Ao salvar, o agendamento aparece na grade e o paciente passa a constar na Agenda de hoje da Home quando chegar o dia.

   Dica: Pelo horário vago da grade, data, hora e profissional já vêm resolvidos numa linha de contexto (Alterar abre a edição); sala, Repetir e observações ficam em Mais opções.

03Agendar uma série de sessões

cerca de 2 min

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   No novo agendamento, ative Repetir e escolha os dias da semana (pode haver mais de um horário por semana) e o Nº de sessões, ou uma data em Repetir até. Pelo horário vago da grade, Repetir fica dentro de Mais opções.

   

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   Antes de salvar, a agenda avisa se alguma data cai em feriado, dia sem trabalho, bloqueio, reunião, ausência ou horário já ocupado, e mostra quais seriam puladas. Em feriado, Atender neste dia mantém a data. Ao salvar, o retorno diz quantas sessões foram geradas e até que data.

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   Cada sessão da série pode ser movida ou cancelada sozinha. Ao arrastar uma ocorrência, o retorno oferece Desfazer e Aplicar à série, que leva as próximas sessões junto; a ocorrência fora do padrão aparece marcada como movida ao passar o mouse. Ao editar ou excluir, você escolhe Somente este, Este e os seguintes ou Toda a série.

   Dica: Cada sessão da série mostra o ícone de repetição ao lado do nome no bloco da agenda, inclusive no celular.

04Marcar um atendimento domiciliar

cerca de 2 min

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   Escolha a modalidade Domiciliar. O endereço do paciente vem preenchido do cadastro; confira número e complemento.

   

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   Escolha o Ponto de partida (Clínica, Minha casa, Visita anterior ou Sem deslocamento) para o DeFisio estimar o deslocamento e avisar se o horário não fecha com o trajeto. Minha casa aparece quando a profissional cadastra o endereço residencial no Perfil.

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   No dia, o cartão usa a cor da modalidade Domiciliar; ao passar o mouse, o popover mostra o ícone de casa, o ponto de partida e o trajeto. O painel Resumo soma quantas visitas domiciliares há na grade.

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   Ao abrir o atendimento, o endereço aparece numa linha logo abaixo da data, com o bairro e, quando o trajeto está calculado, a hora de sair (como "saia às 13:20"), e os ícones Copiar endereço e Como chegar (Google Maps ou Waze). Sem endereço cadastrado, a linha diz "Endereço não cadastrado" e oferece Adicionar. O paciente também pode marcar atendimento em casa sozinho, veja Deixar o paciente marcar sozinho.

05Confirmar presença e enviar o link de confirmação

cerca de 1 min

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   Clique no cartão de uma avaliação futura que o paciente ainda não confirmou. A faixa lavanda do modal oferece o link de confirmação, que existe só para esse tipo de agendamento; consultas não usam esse fluxo, e quem marcou pela página de agendamento online é confirmado pela clínica (veja Responder aos pedidos de agendamento online).

   

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   Clique em Gerar link de confirmação. Depois é só Copiar link ou Enviar no WhatsApp. Gerar link novo fica como exceção e avisa que o link anterior deixa de valer. Enquanto o paciente não responde, o cartão mostra Aguardando confirmação; depois, os detalhes registram Confirmado em (data).

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   O paciente abre a página sem login, com o logo e o Fale com (nome da profissional) no topo. Seu nome e Seu WhatsApp já vêm preenchidos com o cadastro; ele toca em Confirmar presença, ou em Não consigo nesse horário para falar com a profissional pelo WhatsApp. Depois de confirmar, a página mostra Horário confirmado e oferece Salvar na minha agenda. Link vencido, de horário que já passou ou substituído por um link novo cai numa tela que explica que ele não vale mais.

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   Perto do dia, abra o menu Mais do atendimento e clique em Lembrar atendimento para mandar o lembrete pelo WhatsApp. O item só vale antes do horário e sem desfecho registrado; sem telefone cadastrado, ele pede para você adicionar o número ali mesmo.

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   Para atendimentos online, o paciente também recebe um convite de calendário que entra no Google Agenda, Outlook ou Apple Calendar e se atualiza se o horário mudar. Se ele não chegou, use Reenviar convite no menu Mais.

06Mover, editar e cancelar

cerca de 1 min

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   Para remarcar um atendimento (sessão ou consulta), arraste o cartão para outro horário ou dia, ou puxe a borda inferior para mudar a duração. Ao soltar em intervalo bloqueado, feriado, compromisso do Google ou sala ocupada, a agenda pergunta antes de confirmar. O retorno sempre traz Desfazer.

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   Para remarcar com mais detalhes, abra o atendimento e clique em Remarcar na fileira de ações: ele abre o agendamento para trocar paciente, tipo, modalidade, profissional ou horário, e o lápis ao lado do nome da profissional troca só quem atende. Depois da presença, a mesma ação vira Agendar próxima; depois de falta ou cancelamento, Agendar reposição.

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   O menu Mais traz Cancelou, Lembrar atendimento, Abrir prontuário e Ver detalhes (local, origem, série e quando foi criado). Depois da divisória ficam os itens que só existem em alguns casos: Link do portal, Marcar reposição, Voltar a agendado, Reenviar convite, Emitir documento e Excluir agendamento.

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   Cancelou, na fileira (Cancelar, até 1 hora antes do horário) ou no menu Mais, pergunta "Cancelar a consulta de (nome)?" ou "Cancelar a avaliação de (nome)?" e pede Quem cancelou (Clínica ou Paciente); o motivo é opcional. Ao confirmar, o horário fica livre, o histórico é mantido e a cobrança dessa sessão, se houver, é cancelada junto.

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   Excluir agendamento, no menu Mais, apaga de vez e só aparece quando dá para excluir: some quando há desfecho registrado ou quando o paciente já confirmou. Numa série, você escolhe Somente este, Este e os seguintes ou Toda a série.

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   Se dois atendimentos do mesmo profissional ficarem no mesmo horário, ou uma sessão cair dentro de uma ausência, o cartão ganha a marca de conflito ou a textura de ausência, o popover do cartão diz qual é o caso e a Home lista o caso em Lembretes, com Abrir o dia, Remarcar um dos dois ou Manter os dois (na ausência, Remarcar ou Manter assim).

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   Ao marcar ou mover um atendimento por cima de um horário que o paciente marcou pelo agendamento online e que já está no limite de pacientes por horário, a agenda avisa "Este horário já foi marcado pelo paciente" e pergunta Marcar mesmo assim?. Marcar mesmo assim segue, deixa o horário com mais atendimentos do que o configurado e registra isso; Voltar desfaz o movimento.

07Concluir o atendimento e registrar a evolução

cerca de 1 min

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   Clique no cartão para abrir o atendimento. O modal mostra o nome, o tipo e a modalidade, o horário, uma frase de contexto quando há dado (por exemplo, a posição da sessão no pacote) e, embaixo, a fileira de ações, que muda conforme o momento do atendimento.

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   Até 1 hora antes do horário, a fileira traz Remarcar, Prontuário, Cancelar, Receber e Mais. A partir de 1 hora antes, entram Dar presença e Faltou (a falta só a partir do horário; antes disso o botão fica cinza e a dica explica). Receber abre o registro de recebimento e fica cinza quando não há nada em aberto do paciente.

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   Clique em Dar presença. O aviso embaixo da tela diz "Presença registrada" e, numa consulta sem evolução, pergunta "Quer evoluir agora?" com o botão Evoluir. O botão passa a Compareceu, em roxo cheio, e o Faltou sai da fileira. Se a cobrança automática estiver ativa, o valor do serviço entra no financeiro.

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   Depois da presença surge Evoluir: Registrar evolução numa consulta (Continuar evolução se já há rascunho, Ver evolução se já foi feita). Numa avaliação, a faixa lavanda oferece Anotar e Iniciar avaliação (Continuar avaliação se já há rascunho). Se o paciente já tem avaliação inicial no ciclo atual, a faixa avisa e oferece Registrar reavaliação ou Abrir novo ciclo de tratamento. A evolução fica vinculada à sessão e sai das Evoluções pendentes da Home.

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   Faltou? Clique em Faltou, escolha o motivo (Sem justificativa, Doença, Esqueceu, Imprevisto ou Outro) e confirme: a sessão fica registrada como falta e não entra na fila de evoluções. As faltas contam na ficha do paciente e no risco de abandono. Com a falta ou o cancelamento registrados, a ação vira Agendar reposição.

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   Errou o desfecho? No menu Mais, Voltar a agendado corrige. Ele só vale no dia do atendimento e enquanto não existe evolução da sessão; passado o dia, o item fica cinza com a explicação.

08Atender online e anotar durante a chamada

cerca de 3 min

No atendimento online, o modal junta o link da chamada e um bloco de anotações que salva sozinho, para você atender sem trocar de tela.

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   Marque o atendimento com a modalidade Online. No modal do atendimento, a linha Online mostra o link, o ícone de copiar e o botão Entrar na chamada. Sem link, aparece "Link do atendimento não informado" com Adicionar link.

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   Clique em Entrar na chamada. No Chrome e no Edge, no computador, abre uma janela flutuante Anotações · DeFisio que fica por cima do Meet; clique em Entrar no Meet no topo dela para abrir a chamada em outra aba. Em outros navegadores, o Meet abre na metade esquerda da tela e o DeFisio vai para o modo atendimento. No celular, abre só o Meet e você anota depois, no atendimento.

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   Escreva solto, como num papel. As anotações salvam sozinhas (o status mostra Salvando… e Salvo agora) e são as mesmas na janela flutuante e no modo atendimento. Os atalhos de rótulo (numa consulta, + Dor agora e + Ajuste no plano; numa avaliação, + Queixa, + História, + Dor e + O que vi) inserem o título no texto, e o microfone transcreve o que você dita. O bloco também mostra o tempo de chamada e, em Para lembrar, o resumo da última evolução.

   Dica: Nada daquilo vira registro do prontuário até você salvar a evolução ou a avaliação.

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   Ao terminar, clique em Encerrar e registrar evolução (Encerrar e criar avaliação, numa avaliação) e confirme. O DeFisio fecha a aba do Meet que ele abriu, registra a presença quando ainda não há desfecho e abre a evolução ou a avaliação com as anotações organizadas nos campos pela IA. Confira antes de salvar: Ver as anotações originais mostra o que você escreveu e a duração da chamada.

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   Se a IA não conseguir organizar, o aviso diz "Não consegui organizar. As anotações foram coladas como estão." e o botão Organizar na evolução fica para tentar de novo. Se o DeFisio não tiver a aba do Meet para fechar, o registro lembra de sair da chamada no Meet. Se você sair pelo botão do próprio Meet, a janela de anotações pergunta "Saiu do Meet?": clique em Encerrar aqui.

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   Depois de encerrar, a linha do atendimento mostra "Chamada encerrada" com os minutos, Continuar evolução (ou Continuar avaliação) e Entrar de novo. Encerrada mais de 1 hora antes do horário, a linha diz só que as anotações estão guardadas: a evolução fica para a hora do atendimento.

09Deixar o paciente marcar sozinho

cerca de 3 min

Quem já é paciente marca pelo portal; quem ainda não é usa a página de agendamento da clínica. Os dois enxergam só horários livres da sua agenda.

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   Abra Configurações › Clínica › Agendamento online e ligue Pacientes marcam horário sozinhos. As escolhas só valem depois de Salvar alterações, no rodapé que aparece quando algo muda.

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   Ajuste a frase das regras: "Pode marcar a partir de (Antecedência mínima) antes, até (dias) à frente, com no máximo (horários) marcados por vez". Depois de configurado, a frase vira um resumo cinza e ajustar a reabre.

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   Em Quem atende online, ligue cada profissional que aceita marcação sozinha. Abaixo do nome, "1 paciente por horário · mudar" permite aceitar de 1 a 5 pacientes no mesmo horário.

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   Marque Atendimento em casa também para o paciente pedir visita domiciliar. Escolha até quantos quilômetros da clínica, em linha reta, e a folga antes e depois do atendimento. O paciente informa o endereço e o DeFisio conta o deslocamento.

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   Em Configurações › Agendamento online, O que o paciente pode marcar tem uma chave por serviço: o portal oferece os ligados, em cada modo que você atende. Para quem ainda não é paciente, escolha o serviço da página pública (só um, normalmente a Avaliação). Sem nenhum serviço ligado, o paciente vê "Nenhum atendimento aberto para marcar online agora".

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   O paciente escolhe atendimento, profissional, dia e horário, e confere tudo antes de confirmar. Se o atendimento é em casa, ele informa o endereço antes de escolher o horário (no portal, pode usar o do cadastro). No portal, quem tem pacote vê quantas sessões a marcação usa e quantas restam depois dela.

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   Pelo portal, em Repetir toda semana, o paciente marca o mesmo horário por 2 a 12 semanas de uma vez, com a opção de somar outro horário na semana, e a prévia mostra as datas. A primeira consulta não se repete, e o limite de horários por vez da clínica vale para a série.

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   Quando nenhum horário serve, o paciente clica em Me avise quando abrir um horário, escolhe o período (A partir de, Até, turnos e dias da semana) e toca em Criar aviso. Ao abrir um horário que combine, ele recebe um e-mail, e quem marcar primeiro fica com a vaga. O aviso não aparece em atendimento em casa.

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   No fim, a tela confirma que o horário foi marcado ou, se você aprova cada pedido, que o pedido foi recebido e a clínica confirma em breve. A página pública oferece Salvar na sua agenda, com Google Agenda e iPhone, Outlook e outros.

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    Em Pessoas esperando vaga, na mesma tela de configuração, você vê quantas pessoas pediram aviso; clique em ver para conferir quem, por onde pediu (Portal ou Página pública) e há quanto tempo, e em Remover para tirar um pedido.

10Divulgar a página para pacientes novos

cerca de 2 min

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   Com o agendamento online ligado, ative Página para pacientes novos em Configurações › Clínica › Agendamento online. É um link para quem ainda não é paciente marcar a primeira avaliação.

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   O endereço aparece como defisio.com.br/a/ seguido do nome da clínica. Os ícones ao lado dele fazem Copiar link, Baixar QR code (para colar em cartão, balcão ou redes) e Mudar endereço. Ao mudar, o DeFisio confere se o nome está livre; use de 3 a 60 letras minúsculas, números ou hífen. Os links antigos seguem para o endereço novo.

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   Em Confirmar sem eu aprovar, escolha o que acontece com cada pedido: marcada, o horário já fica confirmado; desmarcada, o pedido chega para você confirmar na agenda.

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   Marque Aparecer no Google se quiser que a página fique aberta para os buscadores. Desmarcada, ela continua funcionando para quem tem o link, mas não é indexável. O Google decide se e quando mostra.

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   A pessoa escolhe o atendimento, informa Seu nome, Seu celular (WhatsApp) e Seu e-mail, clica em Receber código e digita os 6 números enviados por e-mail (valem por 10 minutos). Depois escolhe profissional, dia e horário e confere antes de Pedir este horário (ou Confirmar horário, se você confirma sem aprovar). Se a clínica desligar a página, quem abre o link vê um aviso para falar direto com ela.

11Responder aos pedidos de agendamento online

cerca de 2 min

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   O horário confirmado pelo paciente ganha um ✓ roxo depois do nome. O que ele remarcou leva a etiqueta "remarcado", e o que ele marcou pelo site leva "pelo site" até você abrir o atendimento. Vale no Dia, na Semana, no Mês e no celular. Ao abrir o atendimento, o modal explica cada sinal, como "Remarcado pelo paciente. Antes era seg 19/10, às 9h" ou "Confirmado pelo paciente via WhatsApp em 23/10 às 21h01".

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   Para ver só esses horários, use o botão Marcados pelo paciente nos controles da agenda. O filtro fica no endereço da página: recarregar ou compartilhar mantém o recorte, e o aviso "Novo agendamento online" abre a agenda já filtrada.

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   Se Confirmar sem eu aprovar está desmarcado, abra o atendimento: a faixa "Pedido marcado pelo paciente" mostra que ele espera a clínica. Clique em Confirmar pedido para confirmar; o aviso diz que o paciente é avisado por e-mail.

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   Para recusar, clique em Recusar pedido, escreva o motivo se quiser (opcional) e confirme. O horário volta a ficar livre e o paciente recebe um e-mail. Só quem pode editar a agenda vê esses botões; o fisioterapeuta responde apenas aos próprios pedidos.

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   Pedido que ninguém respondeu até o início do horário vira "Pedido não respondido a tempo". Nos detalhes, a linha Origem diz "Marcado pelo paciente em 17/10, às 11h02".

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   O paciente acompanha pelo link do e-mail: enquanto a clínica não responde, a página mostra Aguardando a clínica com Salvar na sua agenda e Cancelar pedido; depois de confirmado, o botão vira Cancelar horário, dentro do prazo da clínica. O horário cancelado fica livre na sua agenda.

12Lembrar o paciente antes do atendimento

cerca de 1 min

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   Em Configurações › Agenda, ligue Lembrete das consultas. Ele vale para todos os atendimentos da agenda. Em Quando avisar, marque E-mail 24 horas antes, E-mail 2 horas antes e, quando disponível, WhatsApp 24 horas antes.

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   O WhatsApp só fica liberado quando o modelo da mensagem for aprovado; enquanto isso, a tela avisa e o e-mail segue funcionando. Depois de liberado, a tela mostra quantas mensagens já foram usadas no mês, e no limite o WhatsApp para e o e-mail continua.

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   O paciente confirma ou cancela com um toque, pela página do link. O placar abaixo mostra os últimos 30 dias: lembretes enviados, quantos confirmaram, quantos cancelaram com antecedência e quantas faltas.

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   Para um paciente específico não receber, abra o cadastro dele em edição e desligue Enviar lembretes de atendimento.

13Configurar a agenda

cerca de 3 min

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   Clique em Configurar no painel lateral (ícone de engrenagem).

   

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   Na seção Geral, defina Visualização padrão, Dias de trabalho, Início do expediente e Fim do expediente, Intervalo da grade e Duração padrão da sessão. Ali também ficam Permitir agendamento em horário bloqueado e Cobrança automática ao concluir atendimento.

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   Ative Feriados bloqueiam a agenda para travar feriados nacionais (incluindo Carnaval e Corpus Christi) por padrão, ou desligue se a clínica atende em feriado. Para abrir só uma data específica dentro de uma série, use "Atender neste dia" no aviso de datas puladas; para folgar num feriado específico, registre uma ausência, séries de sessões pulam essas datas automaticamente.

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   Ainda na seção Geral, configure Intervalos bloqueados por dia (almoço, terapias, pausas). Salas ficam em Configurações › Clínica (o atalho Gerenciar salas leva direto lá), e Serviços (tipo de atendimento, cor, duração e valor) ficam no Financeiro.

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   Na seção Google Calendar, escolha a Direção da sincronização com a agenda pessoal do profissional: Bidirecional, Somente receber do Google ou Somente enviar para o Google.