Como controlar o financeiro da clínica no DeFisio

Abra Financeiro no menu lateral. A tela toda trabalha sobre um mês, escolhido no seletor do topo, e todas as abas acompanham esse mês.

Os quatro indicadores do topo são Resultado do mês, Entradas, Saídas e Em aberto a receber.

Os cartões de leitura respondem três perguntas: De onde veio a receita, Como você recebeu (dinheiro, Pix, cartão de débito ou crédito, transferência, boleto) e o Ticket médio, com o número de recebimentos do mês.

Ao lado ficam Para onde foi o dinheiro, que soma as saídas por categoria (no mês em curso, inclui o que ainda vai sair), e Contas do mês, com as contas recorrentes cadastradas e quantas ainda faltam pagar.

Recebimentos em aberto mostra a idade do que falta receber: A vencer, Até 30 dias e assim por diante até Mais de 90 dias. É onde a inadimplência aparece antes de virar problema.

Dica: Mês sem nada em aberto diz isso com todas as letras: Nada em aberto no momento. Não é tela vazia por falta de dado.

A aba Entradas lista o que a clínica tem a receber e o que já recebeu no mês, com filtros por situação e origem.

Nova entrada abre o lançamento avulso: paciente, serviço do catálogo (opcional), categoria, situação (Já recebi ou A receber), valor bruto, data e forma de pagamento.

Escolher o serviço do catálogo define a categoria e sugere o preço; o valor continua editável ali e não mexe no catálogo.

Cartão de crédito pede a taxa e o número de parcelas. É assim que o valor líquido bate com o extrato depois. A lista mostra o líquido embaixo do valor bruto.

Lançamento em aberto tem Registrar recebimento; conta a pagar tem Dar baixa. Cada situação tem a sua etiqueta: Recebido, A vencer, Vence hoje, Vencido há tantos dias, Cancelado, Estornado.

Recebimentos que se repetem viram recorrência: Recebimentos recorrentes, no topo da aba, cadastra mensalidade de valor fixo ou cobrança fechada pela quantidade de sessões realizadas. No mês, a seção Fechamentos por sessões pede para confirmar ou ajustar a estimativa antes de gerar a cobrança.

A aba Saídas guarda as despesas do mês, com as mesmas ferramentas: filtro, faixa de resumo e Nova saída.

Despesa fixa entra como conta recorrente. Ao dar baixa, o DeFisio ainda sugere a média dos últimos três pagamentos e o valor previsto para o mês.

Quando o valor real difere do previsto, dá para atualizar o valor previsto das próximas ocorrências na mesma hora, sem reeditar a recorrência inteira.

A aba Serviços é o catálogo do que a clínica cobra. É daqui que sai o valor sugerido quando o atendimento vira lançamento.

Novo serviço cadastra Nome, Modalidade (Presencial, Online ou Domiciliar), Tipo de venda (Sessão ou Pacote), a Duração usada pela agenda, o Valor à vista e, se houver, o Acréscimo no cartão. A busca por nome resolve catálogos grandes.

Abaixo do catálogo fica Ofertas de plano: Nova oferta monta um Pacote (com quantidade de sessões) ou um plano Mensal, com valor, validade em dias e acréscimo no cartão. É daqui que sai a lista de Contratar plano na aba Financeiro do paciente.

Serviço que saiu de linha é inativado, não apagado: o histórico dos atendimentos que já o usaram continua intacto.

A aba Repasse tem duas seções: Apuração, com o que cada profissional gerou no mês, e Fechamentos, com as competências já fechadas.

A base do repasse considera apenas atendimentos realizados e com valor recebido no mês; sessão de pacote entra no mês da sessão, com valor proporcional. Lançar ajuste corrige um caso pontual, Exportar CSV leva a apuração para fora e Fechar competência encerra o mês.

Dica: A apuração é registro informativo: não é comprovante de pagamento nem documento fiscal ou trabalhista.

Repasse em falta define se a falta do paciente gera repasse para o profissional: Não gera repasse, Gera repasse integral ou Gera repasse percentual. Regras de repasse leva a Configurações › Equipe, onde fica o percentual de cada profissional.

Dica: Se a clínica cobra ou não a falta do paciente, e a antecedência mínima para cancelar, é decisão de Configurações › Políticas da clínica, em Faltas e cancelamentos. O diálogo de Repasse em falta avisa quando a clínica não cobra a falta e mesmo assim gera repasse.

Fechamentos lista as competências fechadas por profissional, com Fechado em, Pago em e o status Fechado ou Pago. Registrar pago marca o pagamento; a partir daí o período é leitura.

A aba Carnê-Leão gera o arquivo CSV dos recebimentos do mês para importar manualmente no e-CAC. Escolha o Profissional, confira o topo (Lançamentos prontos, Total a escriturar e Pendências) e a Pré-visualização do arquivo, que mostra linha a linha o que vai sair. Gerar arquivo CSV baixa o arquivo.

A própria tela explica o caminho no e-CAC: Escrituração › Importar Escrituração, selecionar o arquivo baixado e Analisar Arquivo.

As pendências apontam o que ficou de fora e por quê (Paciente sem CPF, Profissional sem CPF, Sem registro profissional, Valor zerado ou estorno, Já exportado), cada uma com o atalho para resolver: Abrir cadastro do paciente, Abrir meu perfil, Revisar lançamento ou Ver no histórico. Faltando CPF no perfil profissional, a tela avisa e leva ao perfil antes de deixar exportar.

O Histórico de exportações registra Gerado em, Competência, Linhas, Total, Quem gerou e o Arquivo, com Baixar para pegar o arquivo de novo. Se o mês já tem lançamentos exportados, Gerar arquivo CSV avisa quantos são e oferece gerar só os novos ou Incluir os já exportados, com confirmação: a importação no e-CAC soma, não sobrescreve.

Dica: O arquivo é para importação manual: o DeFisio não transmite nada à Receita por você. Importou o arquivo errado? O desfazer é no próprio e-CAC, em Desfazer escrituração no Histórico da Escrituração.

Abra o paciente e vá à aba Financeiro. No topo fica o acordo vigente: o pacote ou plano mensal, Contratado em, as sessões restantes, a vigência, o próximo vencimento, Valor do acordo, Valor pago, Forma de pagamento e Sessões usadas. Ver extrato de sessões abre a movimentação; Ver contrato baixa o contrato assinado.

O menu Ações do acordo tem Registrar pagamento (forma de pagamento, taxa da maquininha e parcelas no cartão de crédito), Ajustar sessões (crédito ou débito, com o motivo) e Cancelar plano, que pede o motivo e não se desfaz.

Sem pacote nem plano, o bloco Sem pacote ou plano ativo oferece Contratar plano, que escolhe uma das ofertas cadastradas em Serviços, e Nova cobrança, que abre o lançamento avulso já preso ao paciente.

A faixa de pendência resume o que está em aberto ou vencido; Ver cobranças abre a lista e Registrar recebimento baixa cada uma. Abaixo, Histórico lista todos os lançamentos do paciente com data, descrição, valor e situação: Pago, Em aberto, Vencido, Cancelado ou Estornado.

Dica: A aba só aparece para quem tem permissão de ver o financeiro.