Como controlar o financeiro da clínica no DeFisio

Abra Financeiro no menu lateral. A tela toda trabalha sobre um mês, escolhido no seletor do topo, e todas as abas acompanham esse mês.

A faixa do topo diz quanto Sobrou em (mês) até agora: as entradas recebidas menos as saídas pagas. No mês em curso, uma barra mostra quanto do previsto para o mês já entrou, em porcentagem; em mês fechado, a barra some e o título perde o até agora.

Os quatro cartões seguintes são Recebido (neste mês), A receber (quantas cobranças vencem até o fim do mês), Vencido (quantas cobranças e de quantos pacientes, de qualquer mês, ou nada vencido) e Saídas (quantos lançamentos já foram pagos). Clicar num cartão abre a aba Entradas ou Saídas já filtrada naquela situação.

Com pelo menos 3 meses de movimento, o gráfico Entradas e saídas compara os meses ou, em Por semana, as semanas do mês escolhido. No mês em curso, Próximos recebimentos lista o que vence, com Registrar recebimento em cada linha e Nova entrada para o que não estava previsto, e Quem está devendo resume cada paciente com cobrança vencida (há quanto tempo e quantas cobranças), com Ver em Entradas. Últimas movimentações fecha o painel.

Dica: Mês sem movimento ainda diz isso com todas as letras: as entradas chegam sozinhas quando um atendimento é marcado como realizado, e as saídas você lança aqui.

A aba Entradas lista o que a clínica tem a receber e o que já recebeu no mês, com busca por paciente e filtros de Situação (Tudo, A receber, Recebido, Vencido), Recibo (Sem recibo e Com recibo) e Origem (Agenda, Pacote, Manual, Recorrente). Abaixo dos filtros, uma frase resume o mês com os mesmos números do Painel: “Em outubro entraram R$ 8.400,00. Faltam R$ 1.200,00 a receber até o fim do mês, e R$ 300,00 já venceram.” O a receber é o que ainda vence no mês, e o vencido é o total vencido de qualquer mês, como no cartão Vencido.

Nova entrada abre o lançamento avulso: paciente, serviço do catálogo (opcional), categoria, situação (Já recebi ou A receber), valor (recebido ou previsto), data e forma de pagamento.

Escolher o serviço do catálogo define a categoria e sugere o preço; o valor continua editável ali e não mexe no catálogo.

Cartão de crédito pede a taxa e o número de parcelas. É assim que o valor líquido bate com o extrato depois. A lista mostra, embaixo do valor recebido, o acréscimo sobre o valor à vista (quando houver) e o líquido.

Lançamento a receber ou vencido tem o $ redondo (dica Registrar recebimento) na linha; conta a pagar tem Dar baixa. A situação vem dita como tempo: “venceu há 12 dias” (em âmbar), “vence amanhã”, “vence em 5 dias” ou “recebida ontem por PIX”, além de Cancelado e Estornado. Os vencidos ficam num grupo no topo, e o paciente com várias cobranças vencidas aparece numa linha só (“N cobranças vencidas”), com o vencimento mais antigo, que abre cada cobrança.

Recebimentos que se repetem viram recorrência: Recebimentos recorrentes, no topo da aba, cadastra mensalidade de valor fixo ou cobrança fechada pela quantidade de sessões realizadas. No mês, a seção Fechamentos por sessões pede para confirmar ou ajustar a estimativa antes de gerar a cobrança.

A aba Saídas guarda as despesas do mês, com as mesmas ferramentas: filtro, faixa de resumo e Nova saída.

Despesa fixa entra como conta recorrente. Ao dar baixa, o DeFisio ainda sugere a média dos últimos três pagamentos e o valor previsto para o mês.

Quando o valor real difere do previsto, dá para atualizar o valor previsto das próximas ocorrências na mesma hora, sem reeditar a recorrência inteira.

A aba Serviços é o catálogo do que a clínica cobra, com a Duração e um preço para cada modo que você atende (Presencial, Domiciliar, Online). Um preço igual ao presencial aparece em cinza, para destacar só o que muda. Com o lançamento automático ligado, a cobrança entra com esse preço ao dar presença; no manual, ele vem preenchido quando você lança o recebimento.

Novo serviço cadastra Nome, Duração e o Preço por modalidade: um campo para cada modo atendido, com o atalho Mesmo preço nas três. Vazio, a cobrança pede o valor na hora. Mais opções guarda o Tipo de venda (Sessão ou Pacote, com sessões e acréscimo no cartão) e a Categoria da entrada. A modalidade não é do serviço: ela é escolhida no agendamento.

Abaixo do catálogo ficam os Pacotes e mensalidades, o que o paciente pode contratar, cada um com o valor por sessão ao lado. Novo pacote monta um Pacote (com quantidade de sessões e validade em dias) ou uma Mensalidade, com valor e acréscimo no cartão. É daqui que sai a lista de ofertas do Contratar, na aba Financeiro do paciente, que preenche sessões e valor. O nome do acordo é sempre derivado do tipo e das sessões: o nome da oferta fica na oferta.

No ⋮ de cada linha ficam Inativar serviço e Duplicar. Serviço que saiu de linha é inativado, não apagado: o histórico dos atendimentos que já o usaram continua intacto, e Inativos, no fim da lista, traz de volta com Reativar serviço.

A aba Repasse só existe na conta de equipe: na conta de uma pessoa só ela não aparece, e o subtítulo do Financeiro fala apenas de entradas e saídas. Ela tem duas seções: Apuração, com o que cada profissional gerou no mês, e Fechamentos, com as competências já fechadas.

A base do repasse considera apenas atendimentos realizados e com valor recebido no mês; sessão de pacote entra no mês da sessão, com valor proporcional. Lançar ajuste corrige um caso pontual, Exportar CSV leva a apuração para fora e Fechar competência encerra o mês.

Dica: A apuração é registro informativo: não é comprovante de pagamento nem documento fiscal ou trabalhista.

Repasse em falta define se a falta do paciente gera repasse para o profissional: Não gera repasse, Gera repasse integral ou Gera repasse percentual. Regras de repasse leva a Configurações › Equipe, onde fica o percentual de cada profissional.

Dica: Se a clínica cobra ou não a falta do paciente, e a antecedência mínima para cancelar, é decisão de Configurações › Regras da clínica, em Cobrança e faltas. O diálogo de Repasse em falta avisa quando a clínica não cobra a falta e mesmo assim gera repasse.

Fechamentos lista as competências fechadas por profissional, com Fechado em, Pago em e o status Fechado ou Pago. Registrar pago marca o pagamento; a partir daí o período é leitura.

O botão Carnê-leão, na linha das abas do Financeiro, abre a janela do mês. Ela mostra o total que vai no arquivo e quantos recebimentos são; as setas trocam o mês. Em clínica com mais de um profissional, escolha de quem é o arquivo.

Quando alguém fica de fora, a janela avisa em âmbar, com o valor. Ver quem são lista cada um, e Adicionar CPF abre o cadastro do paciente direto no campo de CPF (ou no CPF do responsável, para menor de idade). Salvo, o resumo se atualiza. Faltando CPF ou registro profissional no seu perfil, a janela leva ao perfil antes de deixar exportar.

Baixar arquivo gera o CSV com o que ainda não foi exportado. Depois do download, a janela mostra os três passos no e-CAC: entrar com a conta gov.br e abrir o Carnê-leão, em Escrituração clicar em Importar e escolher o arquivo, conferir os lançamentos e confirmar. Abrir o e-CAC leva direto ao login.

Dica: A importação no e-CAC soma, não sobrescreve: por isso um recebimento que já foi num arquivo não entra no próximo. Com o mês todo exportado, o botão vira Baixar de novo e entrega o mês inteiro outra vez (confira no e-CAC para não duplicar). O DeFisio prepara o arquivo; quem envia para a Receita é você.

Abra o paciente e vá à aba Financeiro. No topo fica o acordo vigente: o pacote ou a mensalidade, Contratado em, as sessões restantes, a vigência, o próximo vencimento, Valor do acordo, Valor pago, Forma de pagamento e Sessões usadas. Ver extrato de sessões abre a movimentação; Ver contrato baixa o contrato assinado e, enquanto não há contrato, Emitir contrato gera um, tanto para pacote quanto para mensalidade. Na mensalidade, a linha de contratação diz se ela é por sessões ou por período.

O menu Ações do acordo tem Registrar pagamento (forma de pagamento, taxa da maquininha e parcelas no cartão de crédito), Ajustar sessões (crédito ou débito, com o motivo) e Cancelar acordo, que pede o motivo e não se desfaz.

Sem pacote nem mensalidade, o bloco Sem pacote ou mensalidade ativa oferece Contratar, que pode partir de uma das ofertas cadastradas em Serviços, e Registrar entrada, que abre o lançamento avulso já preso ao paciente.

A faixa de pendência resume o que está a receber ou vencido; Ver cobranças abre a lista e Registrar recebimento baixa cada uma. Abaixo, Histórico lista todos os lançamentos do paciente com data, descrição, valor e situação: Pago, A receber, Vencido, Cancelado ou Estornado.

Dica: A aba só aparece para quem tem permissão de ver o financeiro.