Como enviar orientações e liberar o portal do paciente no DeFisio

01Conhecer a biblioteca de Educação

cerca de 2 min

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   Abra Educação no menu lateral e vá à aba Biblioteca. Ela se organiza por momento do tratamento, em pílulas com a contagem de cada momento, numa lista só: conteúdos avulsos e trilhas, que são sequências com passos e acompanhamento, convivem lado a lado. A trilha se reconhece pela contagem de passos no cartão.

   

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   Os momentos são Entender a dor, Condição ou procedimento e Orientação pontual, os mesmos do prontuário. Além deles, dá para buscar por título e resumo e filtrar por região do corpo e por origem.

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   O filtro de origem separa o que vem pronto do DeFisio do que é da Minha clínica; os dois convivem na mesma lista.

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   Cada conteúdo tem um tipo, e o tipo muda o que o paciente faz com ele: Artigo, Registro, Checklist, Escala, Diagrama, Exercício guiado e Questionário. O cartão mostra ainda o momento do tratamento e o tempo estimado de leitura.

   Dica: Artigo é leitura; os outros pedem alguma resposta do paciente, e a resposta volta para você.

02Entregar conteúdo a um paciente

cerca de 3 min

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   A tela de Educação abre na aba Entregar, com a pergunta O que você quer entregar a um paciente? e dois caminhos: Compor orientação e Entregar conteúdo. Os dois começam escolhendo o paciente (Para qual paciente é esta entrega?), e o registro da entrega fica no prontuário.

   

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   Compor orientação abre Nova orientação: dê um Título e monte o texto em blocos. Adicionar bloco de texto livre é para escrever do zero; Adicionar da biblioteca traz um conteúdo publicado como bloco fixo, com os encaixes dele para você preencher. Entregar coloca a orientação no portal e congela o registro no prontuário. Não existe orientação salva sem entregar: para guardar um texto para depois, use a biblioteca da clínica.

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   Entregar conteúdo abre uma lista única com os conteúdos e as trilhas publicados na biblioteca. Busque por título ou resumo, escolha um item e clique em Entregar. Uma trilha entrega a sequência de passos, para acompanhar o paciente ao longo do tratamento em vez de mandar tudo de uma vez.

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   Se o conteúdo tiver encaixes, antes do envio aparece a etapa Personalizar para o paciente: preencha os espaços com o texto daquele caso. O que ficar em branco não aparece no conteúdo entregue, e o DeFisio avisa se você tentar entregar com Encaixes em branco.

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   Entregue, o conteúdo aparece no portal do paciente, na seção Conteúdos. Nos conteúdos de leitura, ele confirma com Confirmar leitura; nos que pedem resposta, ele preenche e clica em Concluir, e o que preencheu volta para a clínica.

03Acompanhar entregas e dúvidas

cerca de 2 min

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   Ainda na aba Entregar, Entregas recentes mostra paciente, entrega, tipo e quando: o que a clínica mandou nos últimos dias, de relance. Ver todas abre o histórico completo.

   

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   Na aba Educação do prontuário do paciente, um resumo no topo conta quantas entregas já foram feitas, quantas foram lidas e avisa quando há dúvida sem resposta. Cada entrega mostra os mesmos três marcos: Entregue, Aberto e Leitura confirmada, com o total de acessos. Clicar no título da entrega abre o registro congelado do que foi enviado, passo a passo, com o que o paciente já confirmou em cada um. Enviar manda o mesmo link de novo, pelo WhatsApp com a mensagem pronta ou copiado, e o menu de três pontos retira a entrega do portal (ícone de olho cortado), com motivo e histórico guardados no prontuário.

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   A tela Entregas guarda todo o histórico da clínica, e não só o do paciente que você está atendendo. É onde se confere o que foi enviado semanas atrás.

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   As dúvidas que o paciente manda pelo portal aparecem em Dúvidas aguardando resposta, entre os caminhos de entrega e as Entregas recentes, enquanto houver alguma sem resposta. Clique na dúvida para abrir a aba Educação do prontuário já na pergunta. Não se perdem no WhatsApp.

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   Na aba Educação do prontuário, cada dúvida fica no cartão da entrega de onde veio, com as pendentes primeiro e o campo de resposta.

04Criar conteúdo e trilha da clínica

cerca de 4 min

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   Na aba Biblioteca, + Criar › Conteúdo abre o editor Criar conteúdo: Título, Tipo, Categoria, Natureza (Entender a dor, Condição ou procedimento, Orientação pontual), Momento do tratamento, Resumo, Tempo estimado (min), Região do corpo e Tags.

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   No Artigo, o Corpo do artigo é montado em blocos: Texto, Lista, Destaque, Encaixe (um espaço que fica para preencher na hora de entregar) e Remissão (um atalho para os exercícios, questionários, documentos ou horários do paciente no portal). Nos tipos que pedem resposta (registro, checklist, escala), a seção Ferramenta é onde você monta os campos que o paciente vai preencher.

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   Publique quando estiver pronto, pelo menu do cartão na Biblioteca (Publicar e Despublicar): só conteúdo publicado aparece para entregar. Clicar no cartão abre a prévia, do jeito que o paciente vai ver.

   Dica: Conteúdo do DeFisio não se edita direto: Usar como base cria uma cópia editável na sua clínica.

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   Há um botão só para criar, + Criar, e a primeira pergunta é o que você quer criar: conteúdo ou trilha. A tela Criar trilha pede Nome, Descrição, Objetivo e a mesma classificação do conteúdo, e o editor é onde você cria os passos, ordena, marca os obrigatórios e adiciona os conteúdos da biblioteca a cada um. Publique a trilha para poder entregar. O paciente avança passo a passo.

05Liberar o portal para o paciente

cerca de 2 min

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   O acesso ao portal se concede no prontuário do paciente, no cartão Portal do paciente do Resumo. Pela lista de Pacientes também dá: ⋮ da linha, Portal do paciente, Liberar o portal (o passo a passo está no guia de Pacientes).

   

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   Conceder acesso gera o link. Escolha até quando o acesso vale (ou deixe sem expiração). Com o acesso ativo, o botão principal do cartão segue o contato que o paciente tem: Enviar link por WhatsApp quando há telefone, Enviar link por e-mail quando só há e-mail e Copiar link quando não há nenhum dos dois. As outras formas ficam no menu Mais opções do portal, com Copiar link e Enviar por e-mail. No celular, o cartão ativo traz o botão Copiar link logo à vista.

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   O cartão diz em que pé está o acesso: Ativo, Expirado, Revogado ou Sem acesso, com o aviso de que o paciente ainda não entrou no portal enquanto ele não usar o link.

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   Gerar novo link substitui o anterior, que deixa de funcionar na hora. Alterar validade estende o prazo. Revogar acesso encerra, e um novo pode ser concedido depois. O paciente entra com um código enviado ao WhatsApp ou ao e-mail do cadastro.

   Dica: Acessos prestes a vencer aparecem nos Lembretes da Home, com alguns dias de antecedência.

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   Entregar para quem não tem acesso é entregar para ninguém: na aba Educação do prontuário, a entrega avisa Paciente sem acesso ao portal (ou Acesso ao portal vencido) e oferece Gerar acesso ou Estender acesso antes de continuar. Copiar ou reenviar o link de uma entrega também oferece conceder o acesso antes de copiar, se faltar.

06O que o paciente encontra no portal

cerca de 2 min

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   O paciente abre o link no celular e toca para receber um código de seis dígitos no WhatsApp (ou no e-mail, se preferir ou se o WhatsApp falhar). Ele digita o código e entra. No mesmo aparelho, o portal abre direto por 90 dias. Não há senha nem aplicativo para instalar, e o link é sempre o mesmo.

   

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   O portal tem fundo lavanda, cartões brancos e, no topo, o Fale com (nome da profissional ou da clínica). O Início abre com Oi, (primeiro nome)! e Fisioterapia com (nome da profissional), e logo depois vem o cartão dos exercícios de hoje, com uma frase que diz quanto falta e o botão Começar os exercícios (ou Continuar os exercícios).

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   Mais abaixo no Início ficam, quando existem, os documentos aguardando assinatura, a Próxima sessão, os conteúdos (Para ler com calma, com a contagem de novos) e as linhas de Meus documentos, Pagamentos e Meu pacote. No celular, a barra de baixo tem Início, Exercícios, Agenda, Conteúdos e Mais; o Mais abre Assinaturas, Pagamentos, Pacote, Meus registros (quando o paciente tem algum) e Documentos. No computador, todos os atalhos ficam numa barra no topo.

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   Em Exercícios, cada exercício do dia tem um círculo Feito: um toque registra sem abrir, e outro toque desfaz. Tocar no nome ou na foto abre o exercício em tela cheia, com o vídeo primeiro, Como fazer e o botão Feito fixo no rodapé, que já leva ao próximo exercício que falta. Contar como foi, opcional, guarda dor, dificuldade (Fácil, Ok ou Difícil) e um comentário. Com tudo feito, a tela diz Até amanhã e oferece Voltar ao início.

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   Pedidos de questionário aparecem em um cartão com Pedido de (nome) e Responder agora. Com dois ou mais pedidos, viram um cartão só, com a lista e o botão Começar, que abre o primeiro e oferece o próximo ao terminar. O título do pedido fala da região (por exemplo, do joelho).

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   Em Conteúdos para você ficam as orientações e trilhas que a clínica entregou. Em cada conteúdo, ele confirma a leitura e pode mandar uma dúvida (Enviar dúvida), uma por vez, que chega para a clínica responder.

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   Documentos mostra só o que a clínica liberou para ele; o restante continua visível apenas para a equipe.

07O paciente marca, muda e cancela horário pelo portal

cerca de 3 min

Isso aparece quando a clínica deixa o agendamento online ligado. Com ele desligado, a Agenda do portal só lista as sessões que a clínica marcou.

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   Na Agenda do portal, em Próximas sessões, o botão Marcar horário abre o passo a passo: Qual atendimento?, Com quem? (dá para escolher Qualquer profissional), Onde vai ser o atendimento? (só quando o atendimento é em casa), Qual dia e horário? e Confere e confirma. Passos com uma única opção são pulados, e o último é o Pronto.

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   No atendimento em casa, o paciente escolhe Usar o endereço do meu cadastro ou Informar outro endereço, com CEP, número e complemento.

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   Na confirmação, o portal mostra Quando, Atendimento e Com quem. Se o paciente tem pacote, a linha diz, por exemplo, Vai usar 1 sessão do seu pacote (nome). Restam 3 depois deste horário. Um aviso lembra até quando ele pode cancelar ou mudar pelo portal, em horas antes do atendimento. Confirmar horário finaliza a reserva.

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   Em Qual dia e horário?, a opção Repetir toda semana marca uma série: até 3 horários por semana, de 2 a 12 semanas. O portal mostra as datas com livre e ocupado antes de confirmar (Confirmar a série). Se algum horário for preenchido nesse meio tempo, nada é marcado e o portal pede outro horário ou menos semanas.

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   Quando não há vaga que sirva, abaixo da lista de horários fica Me avise quando abrir um horário. O paciente informa A partir de, Até, os turnos e, se quiser, os dias da semana, e clica em Criar aviso. Os avisos ativos aparecem na Agenda do portal, cada um com Cancelar aviso.

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   Em cada horário marcado, o menu de ações tem Mudar horário e Cancelar, dentro do prazo da clínica. Fora do prazo, o portal manda falar com a clínica. Horário de série também tem Encerrar a série, que cancela os horários dentro do prazo e avisa os que continuam marcados.

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   Quem tem limite de horários marcados vê o aviso Você já tem horários marcados no limite da clínica, com a orientação de falar com a clínica para marcar mais.

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   Na Agenda da clínica, o horário marcado pelo paciente aparece com um ícone de celular ao lado da hora. O detalhe do atendimento diz quando foi marcado e, se foi mudado ou cancelado pelo paciente, o que mudou.