Como emitir documentos e coletar assinaturas no DeFisio

01Escolher o documento certo

cerca de 2 min

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   Em Relatórios, a família Documentos leva à emissão. Escolha o paciente e o DeFisio já preenche os dados dele, do atendimento e da clínica.

   

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   São seis modelos: Declaração de comparecimento (presença, com data e horário), Encaminhamento (outra especialidade, com motivo e resumo), Solicitação de exames (com justificativa clínica), Termo de consentimento (com cláusula de LGPD), Termo de uso de imagem (com revogação) e Contrato de prestação de serviços (valor, sessões, rescisão e foro).

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   Eles se dividem em dois grupos. Os Assináveis (consentimento, uso de imagem e contrato) têm versão própria para menor de idade, bloco de assinatura e acompanhamento na fila de Assinaturas. Os demais são emitidos e entregues sem coleta de assinatura.

   Dica: É essa diferença que decide o resto do fluxo: documento assinável não vai por e-mail avulso, ele entra na fila de assinatura.

02Emitir o documento

cerca de 3 min

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   Escolha o modelo. Cada tipo pede o que só você sabe: encaminhamento pede para quem, motivo e resumo clínico; solicitação de exames pede um exame por linha e a justificativa; contrato pede valor, forma de pagamento, sessões e avaliação.

   

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   Nos documentos sem assinatura, a emissão anda em três passos: Paciente, Revisar e Emitido. Na revisão, os blocos Identificação e Conteúdo do documento vêm marcados como automáticos, ao lado da pré-visualização ao vivo do documento pronto. Trocar tipo volta para a escolha do modelo.

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   Confira o texto antes de clicar em Emitir. O DeFisio pede confirmação (Emitir documento?): depois de emitido, o documento ganha data de emissão e não pode mais ser editado.

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   Emitido, ficam disponíveis Exportar PDF (baixar, imprimir ou mandar por e-mail) e Enviar link, que gera o link de entrega para o paciente.

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   Os assináveis pulam a revisão: escolher Termo de consentimento, Termo de uso de imagem ou Contrato de prestação de serviços abre direto o diálogo Como o paciente vai assinar?. No contrato, o bloco Dados do contrato pede valor, forma de pagamento, quantidade de sessões e data da avaliação inicial (cartão parcelado também exige o número de parcelas). Se o valor ficar diferente do plano lançado no Financeiro, o DeFisio pergunta se atualiza o plano também.

03Coletar a assinatura do paciente

cerca de 3 min

Os três modos existem porque a clínica real acontece de três jeitos, e todos terminam no mesmo lugar: o documento assinado no prontuário.

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   Na aba Documentos do prontuário, a linha do documento pendente traz Escolher como assinar, e o diálogo Como o paciente vai assinar? apresenta os três modos. É o mesmo diálogo que abre ao escolher um assinável na emissão.

   

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   Assinar agora, comigo é o presencial: o paciente está na sua frente e assina com o dedo ou o mouse, e a sua sessão fica registrada como testemunha.

   Dica: A via presencial exige a sua assinatura cadastrada e habilitada; o próprio diálogo leva a Configurar assinatura quando ela ainda não existe.

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   Enviar para o paciente gera o link para ele assinar no próprio aparelho. Escolha o Canal do link (WhatsApp, SMS ou E-mail) e clique em Continuar: por e-mail o aviso sai sozinho; por WhatsApp ou SMS a entrega é manual, e o DeFisio mostra o link com Copiar link e Abrir WhatsApp. O documento passa a Aguardando o paciente.

   Dica: Sem telefone nem e-mail o envio sai mesmo assim e você entrega o link à mão. O que trava é dado de cadastro que o link precisa, como data de nascimento ou CPF: o próprio diálogo oferece Completar cadastro.

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   No portal, o paciente também pode recusar: ao lado de Assinar documento existe Não quero assinar, com confirmação e motivo opcional. A clínica é avisada, e no prontuário o documento aparece como Recusado, com data e motivo, e Emitir novamente.

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   Imprimir para assinar é o papel: baixe o PDF, colha a assinatura à caneta e depois use Registrar retorno do papel. A pendência só fecha quando você confirma que o papel voltou.

   Dica: Enquanto o papel não volta, o documento continua na fila. Ninguém precisa lembrar de cabeça de quem levou a folha para casa.

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   O estado vem escrito na linha de cada documento: Pendente, Opcional, Aguardando o paciente, Link expirado, Recusado, Assinado ou Desativado. Abaixo, uma frase conta a auditoria: por qual via foi assinado, como o paciente foi verificado e quando; no envio em curso, o canal, a data e até quando o link vale. Link expirado e recusa não são erro: Emitir novamente reabre o caminho.

04Ver o que falta para um paciente

cerca de 2 min

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   No prontuário, a aba Documentos abre com o bloco Documentos assináveis: uma linha para cada tipo (Termo de consentimento, Contrato de prestação de serviços e Termo de uso de imagem), com o estado escrito ao lado do nome. A frase do topo resume o que precisa da sua ação e o que aguarda o paciente.

   

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   Termo de consentimento e contrato contam como Pendente até serem assinados. Termo de uso de imagem é Opcional e nunca vira pendência. Tipo desativado em Configurações aparece esmaecido como Desativado. Logo abaixo, Relatório sugerido aponta o relatório do momento do tratamento (devolutiva de avaliação, relatório de evolução ou relatório de alta): é sugestão, não pendência, e não precisa de assinatura.

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   Enquanto o documento está Aguardando o paciente, a linha diz por onde foi enviado, quando e até quando o link vale, e oferece Copiar link, Reenviar, Cancelar envio e Escolher outra forma de assinar. Quem foi para o papel mostra Registrar retorno do papel. Documento assinado de novo guarda o anterior recolhido em versões anteriores, marcado com Substituído em e a data.

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   Abaixo, Arquivos e documentos reúne anexos, relatórios gerados pelo DeFisio e arquivos dos registros clínicos, com busca por descrição ou nome do arquivo e filtros por categoria e origem. Enviar documento pede o arquivo (até 50 MB), a Categoria (Exame de imagem, Laudo, Receita, Relatório, Declaração, Encaminhamento, Termo ou Outro) e uma Descrição opcional, que vira o título na lista.

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   Arquivo anexado nasce oculto do paciente. O interruptor da linha libera ou oculta no portal, com o estado escrito ao lado; o menu Mais ações edita a descrição, altera a categoria e exclui (só o que foi enviado avulso). Clicar na linha abre o visualizador. Em paciente encerrado a aba fica em leitura: sem envio, interruptor nem menu.

05Acompanhar a fila de assinaturas da clínica

cerca de 2 min

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   Em Pacientes › Assinaturas pendentes está tudo que ainda depende de alguma ação: TCLE, contrato e termo de uso de imagem. No topo, Resumo das assinaturas mostra uma barra por tipo com Assinados, Pendentes, Não enviados, Recusados e Expirados.

   

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   A fila tem três vistas, cada uma com a sua contagem: Precisa da sua ação (o trabalho que se resolve num gesto), Aguardando o paciente (já está com ele) e Precisam de cadastro (falta dado para poder enviar). Como esta lista é contada abre a conta por trás dos números.

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   A tela abre em Precisa da sua ação de propósito: é a vista onde o lote existe. Marque os pacientes (ou Selecionar todos desta página) e use Enviar selecionados; cada linha também tem o Enviar individual do documento que falta. Contrato não vai em lote, porque carrega valor, sessões e forma de pagamento de cada paciente: a linha oferece Enviar contrato.

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   Enviar documentos para assinatura pede os Documentos, a Via de entrega (Enviar para o paciente, Assinar presencialmente ou Imprimir para assinar) e, no link, o Canal para entregar o link. Solicitações pendentes e documentos já assinados são pulados; menor de idade recebe a versão para o responsável legal.

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   Quem cai em Precisam de cadastro tem a porta de correção ali mesmo: Completar cadastro corrige o dado sem sair da lista e o paciente volta para a fila de envio.

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   O lote mostra o progresso enquanto roda e abre o Resumo do envio. Por WhatsApp ou SMS, Copiar os links copia o link do portal de cada paciente. O endereço é fixo: copiar não gera link novo e não derruba o que o paciente já tem. A aba Histórico de envios guarda os disparos anteriores, com o que falhou e o motivo.

06Personalizar o texto dos modelos

cerca de 2 min

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   Em Configurações › Modelos de documentos ficam os seis modelos, nos mesmos grupos: Assináveis e Documentos.

   

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   Cada linha diz se o texto é o Modelo padrão (nunca editado) ou Personalizado, com a data da última edição.

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   Edite o texto que a clínica usa. A alteração vale para as próximas emissões; o que já foi emitido continua exatamente como estava.

   Dica: Documento emitido é registro do que foi entregue naquele dia; por isso a edição do modelo nunca reescreve o passado.

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   Um tipo de documento pode ser desativado quando a clínica não usa. Se houver documento daquele tipo aguardando assinatura, o DeFisio avisa antes e oferece Manter ativo. Desativado, ele some da emissão e aparece esmaecido no prontuário.