Como emitir documentos e coletar assinaturas no DeFisio

01Escolher o documento certo

cerca de 2 min

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   Em Relatórios, a família Documentos leva à emissão. Escolha o paciente e o DeFisio já preenche os dados dele, do atendimento e da clínica.

   

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   São seis modelos: Declaração de comparecimento (presença, com data e horário), Encaminhamento (outra especialidade, com motivo e resumo), Solicitação de exames (com justificativa clínica), Termo de consentimento (com cláusula de LGPD), Termo de uso de imagem (com revogação) e Contrato de prestação de serviços (valor, sessões, rescisão e foro).

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   Eles se dividem em dois grupos. Os do grupo Para o paciente assinar (consentimento, uso de imagem e contrato) têm versão própria para menor de idade, bloco de assinatura e acompanhamento na fila de Assinaturas. Os demais são emitidos e entregues sem coleta de assinatura.

   Dica: É essa diferença que decide o resto do fluxo: documento assinável não vai por e-mail avulso, ele entra na fila de assinatura.

02Emitir o documento

cerca de 3 min

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   Escolha o modelo. Cada tipo pede o que só você sabe: encaminhamento pede para quem, motivo e resumo clínico; solicitação de exames pede um exame por linha e a justificativa; contrato pede valor, forma de pagamento, sessões e avaliação.

   

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   Nos documentos sem assinatura, o rascunho abre no mesmo editor dos relatórios, com a pré-visualização ao vivo ao lado. O Conteúdo do documento vem preenchido e pode ser ajustado; o ajuste vale só para aquele documento. Na declaração de comparecimento, escolha o atendimento: a data e o horário vêm dele. Para trocar de modelo, volte a Relatórios pela seta do cabeçalho.

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   Confira o texto antes de clicar em Emitir. O DeFisio pede confirmação (Emitir documento?): depois de emitido, o documento ganha data de emissão e não pode mais ser editado.

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   Enquanto falta algum dado de fato, como o atendimento da declaração ou a data de início do tratamento no encaminhamento, o botão Emitir fica desativado e diz o que falta. Emitido, ficam disponíveis Enviar ao paciente, que gera o link de entrega, oferece WhatsApp, e-mail com o PDF em anexo e Copiar link, e coloca o documento no portal do paciente, e Baixar PDF.

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   Os assináveis pulam a revisão: escolher Termo de consentimento, Termo de uso de imagem ou Contrato de prestação de serviços abre direto o diálogo Como o paciente vai assinar?. No contrato, o bloco Dados do contrato abre com a pergunta O contrato é de pacote ou de mensalidade? Quando o paciente já tem plano ou mensalidade lançados no Financeiro, o tipo e os campos vêm de lá, uma frase no topo diz de qual acordo vieram e pede para revisar antes de gerar.

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   No pacote, o bloco pede Valor do contrato, Forma de pagamento (cartão parcelado também pede o Número de parcelas), Quantidade de sessões e Data da avaliação inicial. Na mensalidade, pede Valor mensal, Dia do vencimento (de 1 a 31), Forma de pagamento (sem cartão parcelado, porque cada mês é uma cobrança), Sessões por mês, Data de início e Data da avaliação inicial. Digitando a mensalidade à mão, Sessões por mês pode ficar em branco: o contrato vale então pelo período.

   Dica: Enquanto falta algum campo, o Continuar fica desativado e uma frase no rodapé lista o que falta: Para continuar, preencha no contrato.

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   A Data da avaliação inicial não aceita dia futuro: o calendário não oferece essas datas e, se você digitar uma, um aviso âmbar embaixo do campo diz que a avaliação precisa já ter acontecido e o Continuar não avança. Quando a data vem da avaliação do paciente, o campo diz de qual dia ela é.

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   Se o valor digitado ficar diferente do plano ou da mensalidade lançados no Financeiro, um aviso âmbar mostra o valor lançado e avisa que o contrato usa o que você digitou e que o Financeiro não muda. Ao continuar, quem pode editar o Financeiro ainda vê a pergunta Atualizar também o Financeiro?, com Atualizar o Financeiro ou a opção de tratar como divergência só daquele contrato.

03Coletar a assinatura do paciente

cerca de 3 min

Os três modos existem porque a clínica real acontece de três jeitos, e todos terminam no mesmo lugar: o documento assinado no prontuário.

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   Na aba Documentos do prontuário, a linha do documento pendente traz o botão Assinar, e o diálogo Como o paciente vai assinar? apresenta os três modos. É o mesmo diálogo que abre ao escolher um assinável na emissão.

   

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   Assinar agora, comigo é o presencial: o paciente está na sua frente e assina com o dedo ou o mouse, e a sua sessão fica registrada como testemunha.

   Dica: A via presencial exige a sua assinatura cadastrada e habilitada; o próprio diálogo leva a Configurar assinatura quando ela ainda não existe.

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   Enviar para o paciente gera o link para ele assinar no próprio aparelho. Escolha o Canal do link (WhatsApp, SMS ou E-mail) e clique em Continuar: por e-mail o aviso sai sozinho; por WhatsApp ou SMS a entrega é manual, e o DeFisio mostra o link com Copiar link e Abrir WhatsApp. O documento passa a Aguardando o paciente.

   Dica: Sem telefone nem e-mail o envio sai mesmo assim e você entrega o link à mão. O que trava é dado de cadastro que o link precisa, como o CPF, ou a data de nascimento, que nesses documentos entra por causa da idade: o próprio diálogo oferece Completar cadastro.

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   No portal, o paciente também pode recusar: ao lado de Assinar documento existe Não quero assinar, com confirmação e motivo opcional. A clínica é avisada, e no prontuário o documento aparece como Recusado, com data e motivo, e Emitir novamente.

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   Imprimir para assinar é o papel: baixe o PDF, colha a assinatura à caneta e depois use Registrar retorno do papel. A pendência só fecha quando você confirma que o papel voltou.

   Dica: Enquanto o papel não volta, o documento continua na fila. Ninguém precisa lembrar de cabeça de quem levou a folha para casa.

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   A situação vem escrita na linha de cada documento, ao lado de uma bolinha colorida: Pendente, Opcional, Aguardando o paciente, Link expirado, Recusado, Assinado ou Desativado. Depois da bolinha e do nome, uma frase completa o quadro, como ainda não enviado ao paciente, impresso em tal data ou assinado remotamente, em tal data. Quando o paciente recusa uma via nova depois de assinar, a linha diz Assinado, com recusa posterior: a via assinada continua valendo, e a recusa fica no Histórico. Abaixo, uma frase conta a auditoria: por qual via foi assinado, como o paciente foi verificado e quando; no envio em curso, o canal e a data. O prazo do acesso é um só, o do portal do paciente, e fica no cartão do portal no Resumo. Link expirado e recusa não são erro: Emitir novamente reabre o caminho.

04Ver o que falta para um paciente

cerca de 2 min

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   No prontuário, a aba Documentos abre com o bloco Documentos assináveis: uma linha para cada tipo (Termo de consentimento, Contrato de prestação de serviços e Termo de uso de imagem), com o estado escrito ao lado do nome. A frase do topo resume o que precisa da sua ação e o que aguarda o paciente.

   

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   Termo de consentimento e contrato contam como Pendente até serem assinados. Termo de uso de imagem é Opcional e nunca vira pendência. Tipo desativado em Configurações aparece esmaecido como Desativado. Logo abaixo, Relatório sugerido aponta o relatório do momento do tratamento (devolutiva de avaliação, relatório de evolução ou relatório de alta): é sugestão, não pendência, e não precisa de assinatura.

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   Cada linha mostra no máximo uma ação à vista, sempre em ícone, mais o menu Mais ações de, com o nome do documento. Os ícones têm dica: no computador aparece ao passar o mouse ou ao focar pelo teclado, e no celular, ao tocar e segurar. Pendente, Opcional, Recusado e Link expirado mostram o botão Assinar. Assinado mostra o ícone Baixar PDF e, no menu, Emitir novamente. Desativado não mostra ação.

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   Enquanto o documento está Aguardando o paciente, a linha diz por onde foi enviado e quando. Se o envio foi por link, o ícone é Copiar link (copia o link fixo do portal do paciente) e o menu traz Reenviar, Escolher outra forma de assinar e Cancelar envio. Quem foi para o papel mostra o ícone Registrar retorno do papel, e o menu traz Escolher outra forma de assinar e Cancelar envio. Preparado para assinatura presencial, o ícone é Escolher como assinar e o menu traz Cancelar envio. Cancelar envio devolve o documento a pendente, ou, se já havia uma via assinada, faz essa via voltar a valer. Enquanto uma nova via aguarda o paciente, a linha lembra quando a via anterior foi assinada: ela continua valendo até a nova ser assinada. Documento assinado de novo guarda o anterior recolhido no Histórico, marcado com Substituído em e a data da nova assinatura; recusas também ficam no Histórico, com a data e o motivo quando o paciente informou.

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   Abaixo, Arquivos e documentos reúne anexos, relatórios gerados pelo DeFisio e arquivos dos registros clínicos, com busca por descrição ou nome do arquivo e filtros por categoria e origem. Enviar documento pede o arquivo (até 50 MB), a Categoria (Exame de imagem, Laudo, Receita, Relatório, Declaração, Encaminhamento, Termo ou Outro) e uma Descrição opcional, que vira o título na lista. Liberar para o paciente agora, marcada antes de enviar, já deixa o arquivo visível no portal assim que o envio termina.

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   Arquivo anexado nasce oculto do paciente. O interruptor da linha libera ou oculta no portal, com o estado escrito ao lado; o menu Mais ações edita a descrição, altera a categoria e exclui (só o que foi enviado avulso). Clicar na linha abre o visualizador. Em tratamento encerrado a aba fica em leitura: sem envio, interruptor nem menu.

05Acompanhar a fila de assinaturas da clínica

cerca de 2 min

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   Em Pacientes › Assinaturas pendentes está tudo que ainda falta assinar: TCLE, contrato e termo de uso de imagem. No topo, o resumo mostra cada documento como N/total assinados, com uma linha de progresso e quantos aguardam o paciente.

   

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   A aba Pendentes tem três listas, cada uma com a sua contagem: Prontos para enviar (cadastro completo e ao menos um documento ainda não enviado), Aguardando o paciente (já está com ele) e Completar cadastro (falta o CPF ou a data de nascimento, que a assinatura eletrônica exige). Prontos para enviar abre sozinha; as outras duas se abrem pelo botão de cada uma.

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   Cada paciente tem uma linha e um botão só: Enviar em Prontos para enviar, Copiar link e Reenviar em Aguardando o paciente (só para o que foi enviado por link; documento impresso aguarda o retorno do papel no prontuário) e Completar cadastro na última lista. Só Prontos para enviar tem seleção: marque até 20 pacientes e use Enviar selecionados. O contrato também vai no lote.

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   Enviar documentos para assinatura pede os Documentos, a Via de entrega (Enviar para o paciente, Assinar presencialmente ou Imprimir para assinar) e, no link, o Canal para entregar o link. A lista de documentos traz só o que algum dos selecionados tem para enviar, e a prévia mostra quem recebe e quem fica de fora antes de confirmar. Solicitações pendentes e documentos já assinados são pulados; menor de idade recebe a versão para o responsável legal.

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   Com o contrato marcado, depois da prévia você preenche um formulário por paciente, com os mesmos campos de Dados do contrato do envio individual (pacote ou mensalidade, valor, forma de pagamento, sessões e datas), com Anterior e Próximo, e o envio sai no último. Se sair no meio, dá para enviar os contratos já preenchidos junto com os demais documentos; quem ficou sem contrato aparece no resumo do envio.

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   Quem cai em Completar cadastro tem a porta de correção ali mesmo: o botão abre o cadastro no dado que falta, sem sair da lista, e o paciente passa para Prontos para enviar.

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   O lote mostra o progresso enquanto roda e abre o Resumo do envio. Por WhatsApp ou SMS, Copiar os links copia o link do portal de cada paciente. O endereço é fixo: copiar não gera link novo e não derruba o que o paciente já tem. A aba Histórico de envios guarda os disparos anteriores: clicar em um envio mostra quem recebeu e quem ficou de fora, com o motivo.

06Personalizar o texto dos modelos

cerca de 2 min

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   Em Configurações › Modelos de documentos ficam os seis modelos, nos mesmos grupos: Para o paciente assinar e Só para entregar.

   

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   Cada linha diz se o texto é o Modelo do DeFisio (você ainda não mudou nada) ou o seu texto, com a data da última mudança.

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   Edite o texto que a clínica usa. A alteração vale para as próximas emissões; o que já foi emitido continua exatamente como estava.

   Dica: Documento emitido é registro do que foi entregue naquele dia; por isso a edição do modelo nunca reescreve o passado.

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   Um tipo de documento pode ser desativado quando a clínica não usa. Se houver documento daquele tipo aguardando assinatura, o DeFisio avisa antes e oferece Manter ativo. Desativado, ele some da emissão e aparece esmaecido no prontuário.