Como cadastrar e organizar pacientes no DeFisio

Em Pacientes, clique em Novo (no celular, é o botão flutuante Novo paciente). O formulário abre numa gaveta lateral, dividido em seções numeradas.

Na seção 1, Informações pessoais, preencha Nome completo, Telefone, CPF, Data de nascimento e Sexo: esses são os obrigatórios. Origem, Nome social e E-mail são opcionais; o e-mail é o que leva o convite de calendário dos atendimentos online.

Dica: O CPF é validado na hora. Se já estiver em uso por outro cadastro, o formulário mostra quem é (nome, nascimento e histórico) e oferece Usar o cadastro existente ou Não é, revisar o CPF. A data de nascimento também é conferida: ano fora do esperado ou data futura recebem uma mensagem própria, como Confira o ano.

Paciente que não tem CPF (estrangeiro, por exemplo): marque Paciente sem CPF. A marcação desabilita o campo e continua visível na ficha depois de salva, para que a ausência se leia como decisão, não como campo esquecido. Se já havia um CPF gravado, o DeFisio pede confirmação em Remover CPF antes de apagar.

Se o paciente for menor de idade, aparece a seção Responsável legal, com Nome do responsável, CPF do responsável e Vínculo obrigatórios: é quem assina os documentos pelo paciente.

Diagnóstico clínico e os dados complementares (Profissão, Estado civil, Endereço, Contato de emergência) são opcionais no cadastro. O endereço vale a pena quando o paciente é atendido em domicílio: é dele que sai o cálculo do deslocamento na agenda.

Clique em Salvar para deixar a ficha pronta, ou em Próxima etapa: avaliação inicial para já abrir o prontuário e começar a avaliar.

Enquanto você digita o nome, o DeFisio procura pacientes parecidos na base inteira e avisa antes de salvar: “Já existe paciente com nome parecido. Confira antes de salvar”.

Se o nome e a data de nascimento baterem, o aviso fica reforçado: Mesmo nome e mesma data de nascimento. É provável que já esteja cadastrado. Nome parecido com data de nascimento diferente não gera aviso: são pessoas distintas.

O aviso nunca bloqueia: se for outra pessoa (homônimo), siga e salve normalmente. A lista mostra o nome e a data de nascimento de cada candidato para você conferir.

Dica: Homônimos aparecem marcados também na lista de pacientes, para não confundir duas fichas na hora de agendar.

Ao editar um cadastro, se você digitar um CPF que já é de outro paciente, o campo mostra Este CPF já está no cadastro de (nome), com o nascimento e o histórico: quantas sessões desde qual mês, ou sem sessões registradas e o mês do cadastro. Se for outra pessoa, clique em Não é, revisar o CPF.

Se for a mesma pessoa, clique em É a mesma pessoa. A janela Juntar os dois cadastros de (nome)? diz qual cadastro fica, pelo mês em que entrou no DeFisio (por exemplo, Fica o cadastro de maio de 2026), e o que vem junto do outro.

A janela só pergunta o que está preenchido nos dois cadastros e é diferente. Cada opção traz a etiqueta do cadastro de (mês) ou digitado agora, e nenhuma vem escolhida: você marca uma por campo. Campo vazio em um dos lados não vira pergunta, vale o que está preenchido.

Dica: Se a data de nascimento for diferente, ela vem em destaque: CPF igual com nascimento muito diferente costuma ser CPF digitado errado, não a mesma pessoa.

Confirme em Juntar cadastros. O aviso diz Cadastros juntados. Tudo está em (nome).

Dica: Quem não tem permissão para juntar vê o motivo no lugar do botão É a mesma pessoa.

Na correria da recepção, dá para cadastrar o paciente direto do agendamento. Busque o nome; se ninguém aparecer, clique em Cadastrar (nome) como paciente novo e preencha só Nome completo, Data de nascimento e WhatsApp, os três obrigatórios ali. Termine em Adicionar e continuar.

Dica: Se houver paciente parecido, o modal para em Já existe paciente parecido e lista os candidatos: escolha um deles ou confirme em É outra pessoa, cadastrar (nome). O WhatsApp é o que libera a chave Enviar link de confirmação.

Como o cadastro rápido não pede CPF, esse cadastro nasce marcado com o selo Cadastro incompleto na lista e no prontuário. Passe o mouse sobre o selo para ver o que falta.

Para completar, abra a ficha e clique em Editar dados. Assim que os campos essenciais estiverem preenchidos, o selo some sozinho; não existe botão de “marcar como completo”. Se o paciente não tem CPF, marque Paciente sem CPF para concluir o cadastro.

O link de e-mail que leva ao primeiro paciente (a rota /pacientes?novo=rapido) abre essa mesma ficha rápida numa gaveta, com o título Cadastrar meu primeiro paciente e o botão Cadastrar e abrir prontuário. Os campos são os mesmos três: Nome completo, Data de nascimento e WhatsApp.

Clique no lápis Editar dados do paciente, ao lado do nome. Ele fica no Resumo do paciente (a gaveta que abre ao clicar na linha) e no topo do prontuário. Na lista, é o lápis Editar cadastro da linha. Na agenda, abra o atendimento e use Editar dados do paciente no menu Mais, logo depois de Ver detalhes.

A mesma gaveta do cadastro abre já preenchida, por cima do Resumo ou do atendimento, que continuam abertos por baixo. Troque o telefone, o e-mail, o endereço ou o que precisar e clique em Salvar: você volta para onde estava, já com o cadastro atualizado.

Dica: O telefone é o que o DeFisio usa para o WhatsApp do paciente, e o e-mail é o que recebe documentos e convites de calendário. Sem permissão de edição, o lápis continua à vista e diz o motivo.

Use o campo Buscar por nome, telefone ou CPF no topo da lista. O telefone e o CPF vão inteiros, com ou sem pontos e traço. A própria lista filtra enquanto você digita, e o rótulo acima dela diz o recorte, por exemplo, Resultados para "ana" · 3 de 74. Se houver resultado na outra aba, uma linha no pé da lista avisa e o link Ver troca de aba mantendo o termo.

As abas separam a base: Em atendimento, com quem está em tratamento, e Encerrados, com quem teve alta, desistiu, abandonou ou foi encaminhado. Ao lado delas, Assinaturas pendentes leva para a fila de documentos aguardando assinatura.

Na aba Em atendimento, o botão Filtrar (o funil, ao lado da ordenação) abre Mostrar, com Todos, Novos, Sem agendamento e Em risco, e cada opção mostra quantos pacientes tem. A escolha é uma só por vez, e o título da lista passa a dizer o recorte. Para voltar à lista inteira, clique em ‹ Todos, acima da lista. A ordenação fica ao lado: Próxima sessão, Mais recentes, Nome A-Z ou Nome Z-A.

Dica: Em risco usa os mesmos sinais do bloco Pacientes em risco da Home: faltas seguidas, sumiço e reavaliação atrasada.

Na aba Encerrados, o botão Filtrar abre Motivo do encerramento, com Todos, Alta, Desistência, Abandono, Encaminhamento, Outro e Sem motivo. A lista vem em Nome A-Z; troque para Encerramento mais recente se quiser ver os últimos primeiro.

No celular, as visões viram uma barra fixa no rodapé (Em atendimento, Encerrados e Assinaturas), e os refinos, a ordenação e o motivo ficam no botão Filtrar, que abre uma folha na altura do polegar. Novo paciente vira um botão flutuante.

Em Novo agendamento, aplicar questionário, entregar conteúdo, novo plano de exercícios, Relatórios e nos atalhos da Home, o seletor de paciente abre só com o campo de busca, sem a lista aberta.

Toque no campo, digite ou desça com a seta do teclado: a lista abre com até 3 pacientes recentes. Continue digitando o nome para achar qualquer outro.

No computador, a lista não tem colunas: cada linha mostra o avatar com as iniciais, o nome e uma linha cinza com o diagnóstico e a sessão em que ele está (por exemplo, Lombalgia · 8ª sessão). Cadastro incompleto aparece nessa mesma linha. Na aba Encerrados, a linha cinza traz o motivo, a data e as sessões, como em Alta em 15/10 · objetivos alcançados · 12 sessões.

No celular, a linha ainda traz a situação do tratamento (por exemplo, Próxima sessão · DD/MM), com o valor vencido em âmbar, e não tem o menu ⋮: tocar na linha abre o Resumo, que tem as mesmas ações.

Clique na linha para abrir o Resumo do paciente sem sair da lista. No topo, uma frase em caixa lavanda junta só o que tem dado, como Em tratamento há 6 semanas. A dor vem caindo, e o pacote está quase no fim. Sem dado nenhum, a caixa não aparece.

Abaixo ficam a Próxima sessão, as Sessões realizadas (num pacote, por exemplo, 8 de 10 do pacote. Faltam 2.), a Situação financeira, com o valor vencido e o ícone Registrar recebimento, e o Risco de abandono, quando existem. Depois vêm a Dor atual (por exemplo, 4 de 10, era 7 na avaliação) e a Última evolução, com Ler no prontuário.

No rodapé, Ver prontuário completo é o botão principal. Ao lado ficam os ícones Agendar e Registrar evolução (no celular, também Link do portal) e o menu ⋮ com Agendar marco, Encerrar tratamento e Excluir paciente. No celular, o ⋮ ainda tem Enviar questionário e Gerar relatório.

Na linha da lista no computador, o ícone de documento abre o prontuário, o lápis abre a edição de dados e o ⋮ abre o menu de ações, com o nome do paciente no topo: Agendar sessão, Enviar questionário, Gerar relatório, Portal do paciente, Encerrar tratamento e, quando dá, Excluir paciente.

Na linha do paciente, abra o ⋮ e clique em Portal do paciente. O item mostra à direita se o portal está Ativo ou Sem acesso.

Sem acesso, abre a janela Liberar o portal para (nome), que lista o que o paciente vai ter: Agenda, Exercícios e Conteúdos. Com telefone cadastrado, ela mostra para qual WhatsApp o link vai, e você escolhe Liberar e enviar pelo WhatsApp ou Liberar e copiar link. Sem telefone, só Liberar e copiar link.

O paciente entra com um código que chega por WhatsApp ou e-mail.

Com o portal Ativo, a janela mostra Ativo · último acesso em DD/MM (ou Ativo · ainda não entrou), o link, Enviar pelo WhatsApp e Copiar link. Revogar, trocar o link e alterar a validade ficam no cartão Portal do paciente, no prontuário.

No celular, o ícone Link do portal, no rodapé do Resumo, abre a gaveta Portal de (nome) com a situação, o link e Copiar link; sem acesso, o botão é Criar acesso.

Restringir acesso fica no ⋮ (na linha da lista ou no cabeçalho do prontuário) para o Gestor de uma conta com mais de uma profissional. As marcadas deixam de ver o cadastro e o prontuário deste paciente; o Gestor e a Recepção continuam vendo sempre.

A lista mostra só Fisioterapeuta ativa na equipe. Sem nenhuma, o modal avisa que não há quem restringir.

Marcar quem já atende o paciente mostra um aviso: “[nome] atende este paciente: [tratamento]”. O aviso não impede salvar: o caso em que a restrição é justamente contra quem atende existe, e a escolha continua sendo sua.

Quem fica restrita vê o cadastro com o selo Acesso restrito e o texto “O Gestor restringiu o acesso a este paciente”, com o botão Solicitar acesso.

Remover restrição devolve o paciente para toda a equipe clínica ver de novo.

No ⋮ da linha (ou no ⋮ do Resumo do paciente), clique em Encerrar tratamento.

Informe a Data do encerramento (não pode ser futura) e escolha o Motivo: Alta (objetivos alcançados), Desistência (o paciente comunicou que vai parar), Abandono (parou de comparecer, sem avisar), Encaminhamento (foi para outro profissional ou especialidade) ou Outro (nenhum dos anteriores). Encaminhamento pede Para onde foi encaminhado; Outro pede Descreva o motivo.

Antes de confirmar, o modal lista o que Fica em aberto com o encerramento (sessão sem evolução, avaliação não concluída, questionário sem resposta, documento aguardando assinatura, dúvida do paciente sem resposta), cada item com um link Resolver. Nada disso impede o encerramento.

Na caixa em âmbar ficam as decisões que mudam agenda e cobrança. Plano de exercícios ativo: Encerrar o plano junto ou Manter ativo. Sessões agendadas depois do encerramento: Cancelar as sessões junto, que as tira da grade, ou Manter, e a sessão mantida passa a ser cobrada avulsa, porque o acordo termina com o tratamento. Essa escolha nasce sem resposta marcada e precisa ser feita antes de confirmar. Mensalidade ativa: Encerrar a mensalidade junto, que para de gerar cobrança a partir do próximo vencimento (o que já venceu continua a receber), ou Manter.

Dica: Só as suas sessões entram na escolha. As de outras profissionais continuam na agenda, e o modal avisa quantas são.

Ao confirmar, o paciente sai da aba Em atendimento e passa para Encerrados, onde a linha cinza dele mostra o motivo e a data do encerramento. O histórico clínico continua inteiro, em modo somente leitura.

Quando o motivo é Alta, logo depois aparece o aviso Tratamento encerrado com o botão Gerar relatório de alta, que reúne o que já está registrado no prontuário.

Dica: Encerrar não apaga nada. É o caminho certo para quem tem histórico; a exclusão de cadastro só existe para ficha sem nenhum registro.

Na aba Encerrados, abra o ⋮ da linha e clique em Reabrir tratamento (no Resumo do paciente, o botão é Reativar tratamento; no celular, ele fica no ⋮ do Resumo).

Em Como o tratamento volta, escolha Continuação do tratamento, quando é recidiva do mesmo quadro (diagnóstico, queixa e contagem de sessões seguem de onde pararam), ou Novo ciclo de tratamento, quando é outra queixa (tudo reinicia; as avaliações e evoluções anteriores continuam no prontuário). Confirme em Reativar tratamento.

O paciente volta para a aba Em atendimento. O encerramento anterior continua registrado no histórico; reativar não apaga a alta.

Pela agenda também dá: ao buscar, no agendamento, um paciente com o tratamento encerrado, ele aparece com a etiqueta Encerrado e um aviso Tratamento encerrado explica que confirmar o agendamento reativa o tratamento. Na confirmação, a mesma escolha aparece com o botão Reativar e agendar.

Excluir paciente fica no fim do ⋮ e só aparece quando dá para excluir: paciente com agendamento ou evolução registrados não mostra a opção. Quem não tem permissão para excluir vê a opção indisponível, com o motivo.

A exclusão só é liberada para cadastro sem nenhum registro vinculado: nada de agendamento, atendimento ou documento se perde. É o caso do cadastro criado por engano ou duplicado.

Confirme em Excluir cadastro. A ação não pode ser desfeita.

Dica: Se o paciente já tem histórico, use Encerrar tratamento: a ficha sai da lista de quem está em atendimento e o prontuário fica preservado.