Como cadastrar e organizar pacientes no DeFisio

Em Pacientes, clique em Novo paciente. O formulário abre numa gaveta lateral, dividido em seções numeradas.

Na seção 1, Informações pessoais, preencha Nome completo, Telefone, CPF, Data de nascimento e Sexo: esses são os obrigatórios. Origem, Nome social e E-mail são opcionais; o e-mail é o que leva o convite de calendário dos atendimentos online.

Dica: O CPF é validado na hora. Se já estiver em uso por outro cadastro, o formulário mostra quem é (nome, nascimento e histórico) e oferece Usar o cadastro existente ou Não é, revisar o CPF. A data de nascimento também é conferida: ano fora do esperado ou data futura recebem uma mensagem própria, como Confira o ano.

Paciente que não tem CPF (estrangeiro, por exemplo): marque Paciente sem CPF. A marcação desabilita o campo e continua visível na ficha depois de salva, para que a ausência se leia como decisão, não como campo esquecido. Se já havia um CPF gravado, o DeFisio pede confirmação em Remover CPF antes de apagar.

Se o paciente for menor de idade, aparece a seção Responsável legal, com Nome do responsável, CPF do responsável e Vínculo obrigatórios: é quem assina os documentos pelo paciente.

Diagnóstico clínico (com Queixa principal e Início do tratamento) e os dados complementares (Profissão, Estado civil, Endereço, Contato de emergência, Observações) são opcionais no cadastro. O endereço vale a pena quando o paciente é atendido em domicílio: é dele que sai o cálculo do deslocamento na agenda.

Clique em Salvar para deixar a ficha pronta, ou em Próxima etapa: avaliação inicial para já abrir o prontuário e começar a avaliar.

Enquanto você digita o nome, o DeFisio procura pacientes parecidos na base inteira e avisa antes de salvar: “Já existe paciente com nome parecido. Confira antes de salvar”.

Se o nome e a data de nascimento baterem, o aviso fica reforçado: Mesmo nome e mesma data de nascimento. É provável que já esteja cadastrado. Nome parecido com data de nascimento diferente não gera aviso: são pessoas distintas.

O aviso nunca bloqueia: se for outra pessoa (homônimo), siga e salve normalmente. A lista mostra o nome e a data de nascimento de cada candidato para você conferir.

Dica: Homônimos aparecem marcados também na lista de pacientes, para não confundir duas fichas na hora de agendar.

Na correria da recepção, dá para cadastrar o paciente direto do agendamento. Busque o nome; se ninguém aparecer, clique em Cadastrar (nome) como paciente novo e preencha só Nome completo, Data de nascimento e WhatsApp, os três obrigatórios ali. Termine em Adicionar e continuar.

Dica: Se houver paciente parecido, o modal para em Já existe paciente parecido e lista os candidatos: escolha um deles ou confirme em É outra pessoa, cadastrar (nome). O WhatsApp é o que libera a chave Enviar link de confirmação.

Como o cadastro rápido não pede CPF, esse cadastro nasce marcado com o selo Cadastro incompleto na lista e no prontuário. Passe o mouse sobre o selo para ver o que falta.

Para completar, abra a ficha e clique em Editar dados. Assim que os campos essenciais estiverem preenchidos, o selo some sozinho; não existe botão de “marcar como completo”. Se o paciente não tem CPF, marque Paciente sem CPF para concluir o cadastro.

Use o campo Buscar por nome ou telefone no topo da lista. A própria lista filtra enquanto você digita, e o rótulo acima dela diz o recorte, por exemplo, Resultados para "ana" · 3 de 74. Se houver resultado na outra aba, uma linha no pé da lista avisa e o link Ver troca de aba mantendo o termo.

As abas separam a base: Em atendimento, com quem está em tratamento, e Encerrados, com quem teve alta, desistiu, abandonou ou foi encaminhado. Ao lado delas, Assinaturas pendentes leva para a fila de documentos aguardando assinatura.

Na aba Em atendimento, os refinos Novos, Sem agendamento e Em risco recortam a lista, e cada um mostra quantos pacientes tem. Ordene por Próximo retorno, Mais recentes, Nome A-Z ou Nome Z-A.

Dica: Em risco usa os mesmos sinais do bloco Pacientes em risco da Home: faltas seguidas, sumiço e reavaliação atrasada.

Na aba Encerrados, o filtro Motivo separa por Alta, Desistência, Abandono, Encaminhamento, Outro ou Sem motivo registrado, e a lista vem ordenada pela data do encerramento.

No celular, as visões viram uma barra fixa no rodapé (Em atendimento, Encerrados e Assinaturas), e os refinos, a ordenação e o motivo ficam no botão Filtros, que abre uma folha na altura do polegar. Novo paciente vira um botão flutuante.

A coluna Situação resume, em uma linha, onde o tratamento está: Aguardando 1ª avaliação, Próximo retorno · DD/MM, Sem retorno marcado ou Reavaliação atrasada.

Sinais que pedem atenção vêm em âmbar. O marcador $ pend. indica pendência financeira, e um +2 ao lado avisa que existem outros sinais além do principal.

Clique na linha para abrir o Resumo do paciente: Próxima sessão, Sessões realizadas, Frequência, Queixa principal, a Dor atual e a última evolução registrada, tudo sem sair da lista. Risco de abandono e Pendência financeira aparecem ali quando existem. De lá dá para Registrar evolução ou Ver prontuário completo.

Os botões da linha abrem o prontuário e a edição de dados. O menu de mais ações (···) tem Agendar retorno, Encerrar tratamento e Excluir paciente.

No menu de mais ações da linha (ou no resumo do paciente), clique em Encerrar tratamento.

Informe a Data do encerramento (não pode ser futura) e escolha o Motivo: Alta (objetivos alcançados), Desistência (o paciente comunicou que vai parar), Abandono (parou de comparecer, sem avisar), Encaminhamento (foi para outro profissional ou especialidade) ou Outro (nenhum dos anteriores). Encaminhamento pede Para onde foi encaminhado; Outro pede Descreva o motivo.

Antes de confirmar, o modal lista o que Fica em aberto com o encerramento (sessão sem evolução, avaliação não concluída, questionário sem resposta, documento aguardando assinatura, dúvida do paciente sem resposta), cada item com um link Resolver. Nada disso impede o encerramento. Se há um plano de exercícios ativo, escolha Encerrar o plano junto ou Manter ativo.

Ao confirmar, o paciente sai da aba Em atendimento e passa para Encerrados, com a data e o motivo visíveis na coluna Encerramento. O histórico clínico continua inteiro, em modo somente leitura.

Quando o motivo é Alta, logo depois aparece o aviso Tratamento encerrado com o botão Gerar relatório de alta, que reúne o que já está registrado no prontuário.

Dica: Encerrar não apaga nada. É o caminho certo para quem tem histórico; a exclusão de cadastro só existe para ficha sem nenhum registro.

Na aba Encerrados, abra o menu de mais ações e clique em Reativar (no Resumo do paciente, o botão é Reativar tratamento).

Em Como o tratamento volta, escolha Continuação do tratamento, quando é recidiva do mesmo quadro (diagnóstico, queixa e contagem de sessões seguem de onde pararam), ou Novo ciclo de tratamento, quando é outra queixa (tudo reinicia; as avaliações e evoluções anteriores continuam no prontuário). Confirme em Reativar tratamento.

O paciente volta para a aba Em atendimento. O encerramento anterior continua registrado no histórico; reativar não apaga a alta.

Pela agenda também dá: ao buscar um paciente encerrado no agendamento, ele aparece com a etiqueta Encerrado e um aviso Tratamento encerrado explica que confirmar o agendamento reativa o tratamento. Na confirmação, a mesma escolha aparece com o botão Reativar e agendar.

Excluir paciente fica no fim do menu de mais ações. A opção nunca some: quando não dá para excluir, ela aparece indisponível e diz o motivo ali mesmo, por exemplo, “Este paciente tem agendamento e evolução registrados”.

A exclusão só é liberada para cadastro sem nenhum registro vinculado: nada de agendamento, atendimento ou documento se perde. É o caso do cadastro criado por engano ou duplicado.

Confirme em Excluir cadastro. A ação não pode ser desfeita.

Dica: Se o paciente já tem histórico, use Encerrar tratamento: a ficha sai da lista de quem está em atendimento e o prontuário fica preservado.