Como configurar a clínica e a equipe no DeFisio
Quase tudo no DeFisio funciona com o padrão que já vem pronto: dá para atender no mesmo dia do cadastro. As Configurações existem para o que é da sua clínica: o CREFITO que assina os documentos, o logo dos relatórios, a regra de falta, quem vê o quê e o plano contratado.
01Achar a configuração que você procura
cerca de 1 min
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Configurações fica no rodapé do menu lateral. A tela reúne tudo em três grupos: Conta (Perfil, Segurança, Plano e cobrança, Meu repasse), Clínica (Clínica / Workspace, Modelos de documentos, Políticas da clínica, Equipe e permissões) e Mais (Indicações e recompensas, Feedback).
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A busca do topo procura pelo nome do ajuste, não da tela. Digitar falta, logo ou senha leva direto ao lugar certo.
Dica: É o caminho mais rápido quando você lembra do que quer mudar, mas não de onde isso mora.
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No rodapé da tela, o bloco Precisa de ajuda? traz o botão Abrir chamado, que abre uma conversa no WhatsApp com o suporte (horário comercial, das 8h às 18h).
02Ajustar o seu perfil e a segurança
cerca de 3 min
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Em Conta › Perfil ficam três blocos: Identidade profissional (foto e assinatura digital), Dados pessoais e Dados profissionais, onde entra o CREFITO.
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O CREFITO não é burocracia: sem ele, os relatórios clínicos ficam bloqueados, porque levam a sua assinatura.
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A assinatura digital é o que permite assinar presencialmente junto com o paciente. Cadastre em Adicionar assinatura e habilite uma vez; as opções de exibição ficam no mesmo bloco.
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Em Segurança (também pelo atalho Gerenciar segurança, no topo do Perfil) estão Acesso à conta, com Alterar senha e Alterar e-mail; Sessões ativas, para encerrar o acesso de um aparelho que você não usa mais; e Autenticação em dois fatores, com código do aplicativo autenticador.
03Configurar os dados da clínica
cerca de 3 min
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Clínica / Workspace tem quatro blocos: Informações da clínica (nome e contatos), Endereço, Identidade visual (o logo) e Salas.
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O logo aparece em todo documento gerado; nome, contatos e endereço vão para o rodapé de relatórios, documentos e recibos. Vale preencher antes de mandar o primeiro documento para um paciente.
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As salas alimentam a agenda: com salas cadastradas, o campo Sala aparece no agendamento presencial (sem obrigar), e a agenda avisa quando a sala já está ocupada naquele horário, deixando você decidir.
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Modelos de documentos, no mesmo grupo, guarda o texto do contrato, dos termos e das declarações que a clínica emite, em dois grupos: Assináveis e Documentos. Cada modelo mostra se é Modelo padrão ou Personalizado.
04Definir as políticas da clínica
cerca de 3 min
São as regras que o DeFisio aplica sozinho, sem ninguém precisar lembrar delas todo dia.
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Clínica › Políticas reúne quatro blocos numa tela só: Pacotes, Faltas e cancelamentos, Evoluções e Portal do paciente.
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Pacotes define a Validade padrão em dias (vazio, o pacote não vence), a Cobrança da avaliação inicial, o que fazer Ao esgotar pacote com série ativa e o Alerta de renovação.
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Faltas e cancelamentos tem a Antecedência mínima para cancelar, em horas (cancelar com menos que isso é tratado como falta), e a pergunta Falta não avisada gera cobrança?, com as opções Não cobra, Cobra o valor integral ou Cobra um percentual.
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Evoluções define a Frequência esperada (Por atendimento, Semanal ou Mensal) e o campo Notificar a equipe após, em horas. Clínica que não registra evolução desliga o interruptor Minha clínica registra evoluções.
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Portal do paciente define a Validade padrão do acesso ao portal: 3 meses, 6 meses ou 1 ano.
05Convidar a equipe e definir permissões
cerca de 3 min
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Clínica › Equipe e permissões lista quem trabalha na clínica em duas abas (Usuários e Cargos e permissões) com o cargo, a vaga e o repasse de cada pessoa.
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Convidar usuário abre o convite em dois formatos: Convite por e-mail ou Convite por link, para mandar pelo WhatsApp. Nos dois, a pessoa cria a própria senha ao aceitar. O cartão no topo diz quantas vagas clínicas estão em uso: cargo clínico ou CREFITO ativo ocupa vaga, e convite pendente já conta.
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O cargo define o ponto de partida das permissões, e cada membro pode ter ajustes próprios. Ao selecionar alguém na lista, o painel Detalhes do usuário abre com as abas Informações, Permissões e Repasse; Editar cargo e permissões leva à tela Permissões detalhadas, que mostra exatamente o que aquela pessoa pode fazer.
Dica: Duas pessoas com o mesmo rótulo de cargo podem ter acessos diferentes; por isso a conferência é por membro, não pelo nome do cargo.
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A regra de repasse de cada profissional fica na aba Repasse do painel: Forma de cálculo (Percentual ou Valor fixo), os valores padrão e na avaliação e o interruptor Regra ativa. É ela que alimenta a apuração no Financeiro.
06Cuidar do plano e dos seus dados
cerca de 2 min
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Conta › Plano e cobrança mostra em Seu plano o plano atual, quantos profissionais ele comporta e a forma de pagamento; abaixo vêm o catálogo de Planos e as Faturas.
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Meu repasse, no grupo Conta, é a visão do próprio profissional: os lançamentos, os fechamentos e os valores que cabem a ele.
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Exportar meus dados, no menu do seu usuário (rodapé do menu lateral), gera um ZIP com planilhas CSV dos dados administrativos da clínica: cadastro de pacientes, agendamentos, equipe, planos, financeiro e configurações. Dados clínicos (evoluções, avaliações, questionários, medições, prescrições e documentos assinados) não entram, por serem dados sensíveis de saúde. O arquivo chega por e-mail e fica no Histórico de exportações.
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Em Mais ficam Indicações e recompensas, para convidar colegas fisioterapeutas, e Feedback, o caminho mais curto para contar o que está atrapalhando ou pedir uma melhoria.
Perguntas frequentes
Preciso configurar tudo antes de começar a atender?
Não. O DeFisio já nasce com serviços, horários e modelos padrão. Vale ajustar antes o CREFITO no perfil e os dados da clínica; o resto pode esperar o primeiro paciente.
Não consigo emitir relatório clínico. O que falta?
Quase sempre o CREFITO no seu perfil: os relatórios clínicos levam a assinatura do profissional, então o número é obrigatório. A própria tela leva ao perfil para completar.
Qual a diferença entre cargo e permissão?
O cargo é o ponto de partida; as permissões podem ser ajustadas por pessoa. Por isso a conferência confiável é abrir as permissões daquele membro, não olhar só o nome do cargo.
Mudei a política de faltas. Vale para o que já aconteceu?
Não. As políticas valem daqui para a frente, no que o DeFisio for aplicar. Lançamentos e apurações já feitos continuam como estavam.
Posso levar meus dados embora?
Em parte. Exportar meus dados, no menu do seu usuário, gera um ZIP com os dados administrativos da clínica (pacientes, agendamentos, equipe, planos, financeiro e configurações). Dados clínicos não entram na exportação por serem dados sensíveis de saúde. Já Excluir meus dados, no fim do Perfil, encerra a guarda dos dados no DeFisio e não é o mesmo que cancelar a assinatura.