Como configurar a clínica e a equipe no DeFisio

01Achar a configuração que você procura

cerca de 1 min

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   Configurações fica no rodapé do menu lateral. A tela abre na Visão geral e tem um menu próprio à esquerda (no celular, logo abaixo da Visão geral) com uma busca no topo. São quatro grupos: Conta (Perfil, Segurança, Plano e cobrança), Clínica (Sua clínica, Agenda, Agendamento online, Regras da clínica, Prontuário), Ferramentas (Modelos de documentos, Trazer meus dados) e Mais (Indicações, Feedback, Ajuda pelo WhatsApp). Na conta de equipe aparecem também Meu repasse e Equipe e permissões. Cada pessoa só vê os itens que o cargo dela permite.

   

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   A busca do topo (Buscar em configurações) procura pelo nome do ajuste e pelo que existe dentro de cada tela, e mostra a palavra que bateu. Digitar feriado, falta, logo ou senha leva direto ao lugar certo; o contador diz quantos resultados vieram.

   Dica: É o caminho mais rápido quando você lembra do que quer mudar, mas não de onde isso mora.

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   A Visão geral abre com Como está a sua conta, que conta quantos itens estão prontos (por exemplo, 4 de 6) e mostra primeiro o que falta, com o botão Resolver: Seu plano, CREFITO e assinatura, Horários e regras da clínica, Logo da clínica, Código do celular na entrada e Google Agenda. O que já está pronto aparece com Ver. Com tudo em dia, a tela diz Tudo pronto por aqui. e lista os atalhos de O que você mais muda por aqui.

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   No rodapé da tela, o bloco Precisa de ajuda? traz o botão Abrir chamado, que abre uma conversa no WhatsApp com o suporte (horário comercial, das 8h às 18h).

02Ajustar o seu perfil e a segurança

cerca de 3 min

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   Em Conta › Perfil ficam três blocos: Identidade profissional (foto e assinatura digital), Dados pessoais e Dados profissionais, onde entra o CREFITO.

   

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   O CREFITO não é burocracia: sem ele, os relatórios clínicos ficam bloqueados, porque levam a sua assinatura. Salvou os dados pessoais ou profissionais, o aviso Perfil salvo. confirma.

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   A assinatura digital é o que permite assinar presencialmente junto com o paciente. Cadastre em Adicionar assinatura e habilite uma vez; as opções de exibição ficam no mesmo bloco.

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   Em Segurança estão Como você entra, com Trocar e-mail e Trocar senha; Código do celular, a pergunta “Quer pedir um código do celular além da senha?”; e Onde você está conectada, com os aparelhos da sua conta.

03Configurar os dados da clínica

cerca de 3 min

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   Sua clínica responde "Quem você é e onde atende" e tem cinco blocos: Dados da clínica (nome e contatos), Como você atende (Presencial, Domiciliar e Online, com o raio e a folga do domiciliar), Endereço da clínica, Logo e Salas. A Evolução por voz fica em Prontuário.

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   O logo aparece em todo documento gerado; nome, contatos e endereço vão para o rodapé de relatórios, documentos e recibos. Vale preencher antes de mandar o primeiro documento para um paciente.

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   As salas alimentam a agenda: com salas cadastradas, o campo Sala aparece no agendamento presencial (sem obrigar), e a agenda avisa quando a sala já está ocupada naquele horário, deixando você decidir.

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   Modelos de documentos, no mesmo grupo, guarda o texto do contrato, dos termos e das declarações que a clínica emite, em dois grupos: Para o paciente assinar e Só para entregar. Cada modelo mostra se é o Modelo do DeFisio ou o seu texto.

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   Agendamento online, também no grupo Clínica, é onde o paciente passa a marcar horário sozinho, pelo portal ou por um link. O passo a passo da configuração está no guia da agenda. O Lembrete das consultas fica em Configurações › Agenda, porque vale para todos os atendimentos, com o interruptor e a escolha de Quando avisar: E-mail 24 horas antes, E-mail 2 horas antes e WhatsApp 24 horas antes. O WhatsApp só liga quando o modelo de mensagem estiver aprovado; até lá a tela avisa que ele ainda não está disponível. O paciente confirma ou cancela com um toque, e no cadastro dele há o interruptor Enviar lembretes de atendimento.

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   Trazer meus dados, no mesmo grupo, pede a importação do seu sistema anterior, sem custo: você informa qual sistema usa hoje (Começar pedido), exporta os dados ou preenche as planilhas, envia os arquivos ali e confere antes de dar o ok com Conferi, está certo. A tela mostra o que vem junto (Vem inteiro, Vem adaptado, Não vem) e pede o aceite do termo da importação (Li e autorizo a importação). A importação leva de 3 a 4 dias úteis depois que os arquivos chegam.

04Definir as regras da clínica

cerca de 3 min

São as regras que o DeFisio aplica sozinho, sem ninguém precisar lembrar delas todo dia. São as mesmas perguntas do primeiro acesso: mudou de ideia, é só trocar a resposta.

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   Clínica › Regras da clínica responde "Faltas, pacotes e cobrança" em três blocos: Cobrança e cancelamento, Faltas e reposições e Pacotes e mensalidade. As Evoluções ficam em Prontuário e o acesso ao portal em Agendamento online. Cada pergunta se responde com botões, e a barra de salvar aparece quando há alteração.

   

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   Cobrança e cancelamento pergunta: Quando você dá presença, a cobrança já entra no Financeiro? (Sim, já entra ou Não, eu lanço) e Até quando o paciente cancela sem custo?, em horas antes do horário. Dentro desse prazo, cancelar nunca cobra; fora dele, vale a regra da falta. Faltas e reposições tem cinco perguntas, na ordem em que as coisas acontecem: se você cobra a falta sem aviso, se a falta gasta uma sessão do pacote, o que vira reposição, em quanto tempo dá para repor e, só quando a falta gasta sessão, se a sessão volta para o pacote ou conta como usada quando o prazo acaba.

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   Pacotes e mensalidade pergunta: O pacote tem validade? (Não vence ou Vence em tantos dias); A avaliação entra no pacote? (Sim, conta como sessão; Não, é paga à parte; ou Não, é gratuita); O pacote acabou e ainda há sessões marcadas. O que fazer com elas? (Mantenho, como não pagas; Pauso a série; ou Excluo as sessões marcadas, que pede confirmação por apagar a agenda); e Quando avisar que o pacote está acabando?, em número de sessões.

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   A pergunta Na mensalidade, até quando o paciente faz as sessões de cada mês? define o prazo da mensalidade: Até 30 dias depois do fim do mês, Só dentro do próprio mês ou Até 15 dias depois do fim do mês. Depois desse prazo, a sessão vence, e as que você desmarcar são sempre repostas.

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   Em Prontuário, Evoluções pergunta Com que frequência você registra evoluções? (A cada atendimento · recomendado, Uma por semana ou Uma por mês) e Quando te avisar de uma evolução pendente?, em horas. Na Home, a pendência aparece na hora; esse prazo é só para o aviso. Salva a frequência, a Home já segue a nova regra.

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   Em Agendamento online, Acesso ao portal pergunta Por quanto tempo o paciente acessa o portal? (3 meses, 6 meses ou 1 ano). Dá para mudar o prazo de cada paciente quando você libera o acesso.

05Convidar a equipe e definir permissões

cerca de 3 min

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   Clínica › Equipe e permissões lista quem trabalha na clínica com o cargo, a vaga e o repasse de cada pessoa.

   

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   Convidar usuário abre o convite em dois formatos: Convite por e-mail ou Convite por link, para mandar pelo WhatsApp. Nos dois, a pessoa cria a própria senha ao aceitar. A linha no topo diz quantas vagas clínicas estão em uso: cargo clínico ou CREFITO ativo ocupa vaga, e convite pendente já conta.

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   O cargo define o ponto de partida das permissões, e cada membro pode ter ajustes próprios. Ao selecionar alguém na lista, o painel Detalhes do usuário abre com as abas Informações, Permissões e Repasse; Editar cargo e permissões leva à tela Permissões detalhadas, que mostra exatamente o que aquela pessoa pode fazer.

   Dica: Duas pessoas com o mesmo rótulo de cargo podem ter acessos diferentes; por isso a conferência é por membro, não pelo nome do cargo.

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   A regra de repasse de cada profissional fica na aba Repasse do painel: Forma de cálculo (Percentual ou Valor fixo), os valores padrão e na avaliação e o interruptor Regra ativa. É ela que alimenta a apuração no Financeiro.

06Cuidar do plano e dos seus dados

cerca de 2 min

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   Conta › Plano e cobrança mostra em Seu plano o plano atual, quantos profissionais ele comporta e a forma de pagamento; abaixo vêm o catálogo de Planos (ou, enquanto há vaga, o Programa Fundadores) e as Faturas. No teste, Seu plano mostra os dias que faltam e, no Programa Fundadores, até quando é grátis e o preço depois. Tudo isso está no guia de Plano e cobrança.

   

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   Meu repasse, no grupo Conta, é a visão do próprio profissional: os lançamentos, os fechamentos e os valores que cabem a ele. Ele só existe na conta de equipe: conta de uma pessoa só não tem repasse, nem Meu repasse, nem a aba Repasse no Financeiro.

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   Exportar meus dados, no menu do seu usuário (rodapé do menu lateral), gera um ZIP com planilhas CSV dos dados administrativos da clínica: cadastro de pacientes, agendamentos, equipe, planos, financeiro e configurações. Dados clínicos (evoluções, avaliações, questionários, medições, prescrições e documentos assinados) não entram, por serem dados sensíveis de saúde. O arquivo chega por e-mail e fica no Histórico de exportações.

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   Em Mais ficam Indicações, para convidar colegas fisioterapeutas (Seu link, Como funciona e Suas indicações), Feedback, o caminho mais curto para contar o que está atrapalhando ou pedir uma melhoria, e Ajuda pelo WhatsApp, para falar com a equipe DeFisio.